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lunes, 4 de noviembre de 2013

Qué es clasificar

De conformidad con el Diccionario de la Lengua Española, “clasificar” es “Ordenar o disponer por clases”. “Clase”, en su segunda acepción, es “Orden en que, con arreglo a determinadas condiciones o calidades, se consideran comprendidas diferentes personas o cosas”; y “orden”, término al que la Real Academia le concede la cualidad de ambiguo, es, entre otras cosas, “Colocación de las cosas en el lugar que les corresponde”.

'La Casa del Historiador' photo (c) 2011, Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires - license: http://creativecommons.org/licenses/by/2.0/ El poner las cosas en orden es una compulsión humana, para poder habérselas con la proliferación de cosas que habitan el universo, o los universos dados en que un individuo o un grupo de individuos se desenvuelve; y, por supuesto, depende de aquellas condiciones o calidades, es decir, del modo en que, según intereses disciplinares, culturales, históricos, sociales o incluso psicológicos, se perciben esas cosas. En el poner las cosas en orden asignándolas a una clase no hay nada de natural. Por ejemplo, puede que para la gestión de mis documentos personales me resulte más cómodo ordenar mis correos por asunto; pero también puede que sea más cómodo ordenarlos por remitente, o por fecha. Dependiendo de la perspectiva que adopte, mi sistema de clasificación será diferente, las clases que lo conforman serán, respectivamente, términos de materia, nombres de personas u organizaciones, o fechas. En cualquier caso, será útil para mí. De manera interesante, puesto que muchos sistemas de correo electrónico permiten reordenar los correos de acuerdo con los diferentes campos de metadatos, puede que estas tres maneras de clasificar, de “poner en orden mis cosas”, coexistan, además de muchas otras, en mi sistema de gestión de documentos.

Otros ejemplos acerca del carácter antinatural y construido de la clasificación son, digamos, el hecho de que, dependiendo de períodos históricos vinculados a una disciplina u otra, los documentos de archivo se hayan clasificado por materias, por órganos o por funciones, no siendo ninguno de tales procedimientos intrínsecamente malo, sino simplemente adecuado a los intereses de su tiempo; o, en las proximidades de nuestra ciencia, el hecho de que la Clasificación Decimal Universal, utilizada en bibliotecas y generada hacia finales del siglo XIX, considere las ciencias ocultas como una rama de la filosofía, o la homosexualidad como una aberración sexual, categorizaciones con las que probablemente ningún filósofo y ningún homosexual de nuestro siglo se sientan cómodos.

En lo que concierne a nuestra disciplina, la gestión de documentos, también clasifica, pone orden, de acuerdo con determinados intereses sociales, históricos, culturales, etc. Por ejemplo, hasta bien avanzado el siglo XX, la clasificación temática, que tan aberrante nos parece hoy en día, fue práctica habitual; y en nuestros manuales tradicionales de archivística se han venido admitiendo sin mayor problema las clasificaciones orgánicas o las llamadas orgánico-funcionales, de las que aún existen muchas en nuestro país. De hecho, aunque en su sección sobre clasificación se orienta de preferencia sobre las actividades, la norma ISO 15489 no es muy rígida en su definición de clasificación: “identificación y estructuración sistemáticas de las actividades de las organizaciones o de los documentos generados por éstas en categorías, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento, lógicamente estructurados y representados en un sistema de clasificación”.

En la actualidad los procesos archivísticos se enfocan sobre las actividades en el sistema de producción, más que sobre los documentos, que se consideran residuos de esas actividades, aunque ello no excluye el que también deban ser clasificados. El hecho de que el documento sea un instrumento o residuo desplaza por tanto la atención hacia aquello de lo que es instrumento, a saber, la actividad. La argumentación teórica que subyace a este nuevo enfoque es muy simple: el documento no es sino reflejo de esa actividad, evidencia de la misma, de tal modo que si ha de ser evidencia auténtica y estable, a lo que se le debe poner orden, lo que debe estar dentro de una clase, no es tanto el documento cuanto la actividad que refleja. De ello se deriva el hecho de que la clasificación deba ser de preferencia funcional, que es definida por el IRMT como “un sistema para organizar materiales sobre la base de la función, actividad o tarea ejecutada por una organización para satisfacer su mandato, en lugar de por departamento, nombre o asunto”.

En el contexto del presente post, no obstante, establecemos dos radicalizaciones que nos parecen útiles. Por una parte, no perdemos de vista, como a menudo sucede, el hecho de que la clasificación funcional clasifica actividades, no documentos. Por ejemplo, el propio International Records Management Trust, en sus módulos de formación, se decanta claramente por la clasificación funcional, pero en un momento dado inserta las series en la clasificación. Pero lo cierto es que las funciones o actividades y las series son entidades de distinto tipo, y, por tanto, no pueden compartir una manera de poner orden, de clasificar. La segunda radicalización consiste en desechar la tradicional reticencia que el archivero siente hacia la conexión entre clasificar y ordenar, proceso intelectual uno y físico otro, y considerar que la clasificación consiste en poner orden en nuestros sistemas, en nuestros constructos intelectuales, con independencia de que éstos tengan una contrapartida física.

Considerando la clasificación funcional desde otra perspectiva, preferimos por tanto un sistema de clasificación mediante el que se pretenda clasificar tanto las actividades como los documentos y sus creadores desde distintos puntos de vista de manera simultánea, eliminando de esta manera las limitaciones de un cuadro de clasificación jerárquico, y satisfaciendo, no sólo las necesidades de recuperación de la información, sino también la necesidad de garantizar que los documentos siguen siendo evidencia auténtica de actividades, mediante la provisión de un contexto enriquecido. Un sistema tal debe utilizar dos nociones básicas, la de relación y la de función –ambas procedentes de la teoría descriptiva de Chris Hurley- para clasificar u ordenar, por el procedimiento de la vinculación, los documentos de conformidad con tres órdenes simultáneos: la actividad que dio lugar a que el documento se generara, las agrupaciones documentales o series a las que los documentos pertenecen, o con las que guardan algún parecido; y los agentes que crearon los documentos. Otras clasificaciones adicionales son posibles, por supuesto, pero estas tres dimensiones nos parecen correctas y suficientes para la doble finalidad que se persigue. El concepto de relación es fundamental porque, en un sistema informático, no existe otra cosa que no sean identificadores y relaciones entre ellos. El concepto de función lo es igualmente porque sin las funciones todas las demás entidades, desde la perspectiva adoptada, no pueden existir.

Por supuesto, se puede argumentar que esto no es clasificación; pero, atendiendo a las definiciones genéricas proporcionadas al comienzo, creemos que en cualquiera de los tres casos estamos proporcionando un orden, de acuerdo con determinadas cualidades, a los documentos. Nuestra noción de la clasificación no pasa por poner unas cosas dentro de otras, sino más bien por establecer relaciones de carácter múltiple entre esas cosas, modelo que parece tener más sentido en sistemas electrónicos contemporáneos, y que se puede exportar con facilidad al mundo de los documentos analógicos.

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