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martes, 8 de octubre de 2013

Nuevos métodos para los procesos de adquisición

De conformidad con la base de datos de terminología del Proyecto InterPARES, el de adquisición es un término genérico que significa “una adición a los fondos de un depósito archivístico o centro de documentos”.

Se encuentra estrechamente relacionado con otros conceptos como el de ingreso, que se define como “una adquisición de documentos del productor que es adicional a los documentos del productor ya bajo la custodia del preservador”. Un proceso cuya vinculación con el concepto de ingreso inmediatamente viene a la mente es el de transferencia, definido por Pearce-Moses como “el proceso de mover documentos como parte de su disposición programada desde una oficina a un centro de documentos, o desde un centro de documentos a un archivo”. Existen no obstante otros procesos asociados, uno de los cuales podría ser la donación, que es un “material del que se transfiere la titularidad legal de una parte a otra sin compensación”. Menos habitual en un archivo, aunque no por ello inexistente, es el proceso de compra. Tan infrecuente se considera que Pearce-Moses no lo incluye en su diccionario, aunque InterPares sí hace una mención, de carácter marcadamente bibliotecario, no en su glosario, pero sí en el diccionario que recoge sobre todo las referencias de otras publicaciones. Así, una compra es “el proceso de obtener libros y otros ítems para una biblioteca, centro de documentación o archivo”.


En cualquier caso, la adquisición implica, en cualquiera de los procesos en que se concreta, una transmisión física o intelectual de la propiedad y la custodia. En entornos digitales, el de transmisión es un concepto interesante, que se define como “el movimiento de un documento en el espacio (de una persona u organización a otra, o de un sistema a otro), o en el tiempo”. El Proyecto de cuya base de datos extraemos esta definición considera que, por defecto, cada vez que un documento se transmite en el tiempo o en el espacio corre peligro. Sin embargo, ha devenido convención en las tradiciones legales de Occidente la afirmación de que trasladar, transmitir los documentos a un depósito digital seguro, del tipo, por ejemplo, de un OAIS, los convierte en mucho más fiables que si permanecen en el sistema en el que se produjeron. En términos generales, esta afirmación es cierta, puesto que los sistemas de producción son muy inestables e inseguros, pero, dado que una transmisión pone en riesgo los documentos, no puede pasar sin matizarse, algo que supera los límites del presente post. Por otra parte, hemos de ser realistas: en los actuales entornos distribuidos todo se transmite en algún momento del tiempo y del espacio, quedando comprometido por tanto su carácter de fidedigno. Incluso un OAIS tendrá que migrar o convertir sus contenidos, y los paquetes que genera para enviar a un consumidor se transmiten, bien es cierto que bajo rigurosas condiciones de confianza.

Por contraste, MoReq2010 propone arquitecturas emergentes en las que los controles y procesos archivísticos se encuentran insertos en los sistemas de producción; incluso arquitecturas de conformidad con las cuales los sistemas de producción son simultáneamente sistemas de conservación. Su carácter emergente habla a favor de la debilidad de estas arquitecturas, pero no a favor de su inutilidad. Es probable que vayan adquiriendo fortaleza hasta que se conviertan en una realidad. Básicamente, si los documentos corren peligro cada vez que se transmiten, ¿por qué transmitirlos? ¿Por qué no dotarlos de las suficientes garantías de seguridad en el mismo entorno en el que se producen? Por ejemplo, si un documento nace en una oficina de recursos humanos, y en el propio sistema de recursos humanos ya se encuentran insertos de manera no intrusiva los adecuados controles y procesos archivísticos, la transferencia, la transmisión, de este documento a un sistema diferente, a un depósito de conservación, se vuelve innecesaria. Lo único que se precisa, para que el control por parte del archivero, tercera parte fiable, quede garantizado una vez que ese documento finaliza su vida activa es un cambio de estado sin salir del sistema. Digamos, un elemento de metadatos, un código que deje de indicar “bajo control del sistema de producción” para pasar a indicar “bajo control del sistema de conservación”. Este código, por supuesto, no sería de aplicación documento a documento, sino sobre fragmentos masivos de serie, tal y como viene sucediendo en entornos físicos.

Pero si esto se puede argumentar de manera concebible en sistemas organizativos, en los que la transferencia es el método común de adquisición, ¿qué sucede en el caso de que las transmisiones se produzcan entre diferentes sistemas, como sería el caso de las donaciones o las compras? En estas circunstancias sí es necesario que la transmisión siga teniendo lugar; pero no tiene por qué ser una transmisión arriesgada. Por parafrasear a Walter Benjamin, nos encontramos en la era de la reproductibilidad técnica del documento y, tanto para entornos digitales como físicos, la casuística del original, el borrador y la copia ha sido cuestionada hasta la saciedad, habiéndose llegado a la conclusión de que, en entornos digitales, hablar de originales y copias carece de sentido: todo es original o todo es copia, dependiendo de la perspectiva que se adopte. En consecuencia, no existe motivo por el que no se pueda aceptar “una copia”, una versión, como donación o por el que no se pueda comprar “una copia”, una licencia, para uso por parte del sistema de conservación. Yendo un paso más allá, en ambientes cada vez más distribuidos y donde todo está cada vez más a disposición de todos, puede que ni siquiera sea necesario el hecho de aceptar formalmente una copia de una donación o comprar la licencia para uso de un documento: éstos se encontrarán en la red y la web semántica se ocupará del resto. Europeana es un buen ejemplo.

Llegará, creemos, el momento, en el que los procesos de adquisición cambien hasta el extremo de que, bajo los adecuados permisos y restricciones de acceso, tales procesos consistan en dejar los documentos donde se encuentran y en almacenar en los sistemas de conservación elementos de metadatos y las reglas oportunas para abrir nuevas rutas de conocimiento, de encauzamiento hacia esos documentos, a los usuarios que los precisen. Son posibilidades que merece la pena explorar.

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