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jueves, 30 de mayo de 2013

Toda una vida III

Aunque Chris Hurley ha dedicado muchos menos escritos al concepto de responsabilidad que al de descripción, éstos resultan igual de contundentes y lúcidos, ya sea los que analizan casos de estudio como Heiner, ya los que exploran la potencial presión sobre los archiveros. Quizá el texto donde con mayor profundidad se aplica a la dilucidación del concepto de responsabilidad sea “Gestión de documentos y responsabilidad”, capítulo del volumen de mayor alcance Archivos: gestión de registros y responsabilidad. De manera básica, Hurley argumenta que los archiveros tienen responsabilidades propias y ajenas a otros profesionales, como los políticos o los periodistas.

El texto que tomamos como base tiene numerosas facetas, enfocándonos nosotros sólo sobre una de ellas. Hurley comienza utilizando declaraciones periodísticas; en segundo lugar, explora nuevamente la “teoría del amo y el esclavo”; a continuación, refina la teoría de la responsabilidad de Albert Meijer y se adentra en un caso de estudio. Por último, propone una taxonomía de figuras de la responsabilidad. La faceta sobre la que nos concentramos es precisamente esta taxonomía, que responde a la pregunta: los gestores de documentos tienen un papel que jugar con respecto a la responsabilidad, pero ¿cuál es ese papel? Debe tenerse en cuenta que, para el autor, no es deseable ni posible que una sola figura ejecute todos los roles identificados, que son:

Ordenante: el gestor de documentos actúa en un rol cuasi-legislativo. Existe la obligación de promulgar edictos o instrucciones vinculantes, que pueden tomar la forma de regulaciones o requisitos procedimentales.

Preceptor: el gestor de documentos actúa como un autor de normas. El ordenante interviene para cambiar las cosas, mientras que el preceptor dice lo que tiene que hacerse para que las cosas cambien.

Mentor: el gestor de documentos es una fuente de consejo, educación, instrucción o recomendaciones. El receptor de la atención del mentor puede tomarla o dejarla.

Facilitador: el gestor de documentos interviene para ayudar como co-participante en la implantación de los requisitos, el consejo o las recomendaciones, tanto si recibidas del gestor de documentos como si no.

Proveedor: el gestor de documentos proporciona servicios profesionales, probablemente por unos honorarios, y, si resulta adecuado, asegura que estos servicios satisfacen cualesquier obligaciones que el cliente tenga bajo estatuto, norma o instrucción, y cualesquier objetivos auto-impuestos que el cliente tenga.

Capacitador: el gestor de documentos no asume el rol de proporcionar servicios, sino, en lugar de ello, las herramientas o la infraestructura que sean deseables o necesarias para satisfacer las obligaciones o necesidades de la gestión de documentos.

Supervisor: la supervisión implica establecer un sistema de informe mediante el que se devuelva información concerniente a la ejecución de la gestión de documentos, usualmente dentro de un gobierno, una jurisdicción o una corporación.

Vigilante: un vigilante entra en acción cuando se detecta un hacer equivocado o una separación de las normas/procedimientos. El rol del vigilante puede abarcar desde el procesamiento, mediante el informe de conductas desviadas públicamente o ante una tercera parte, hasta la promulgación de una instrucción para actuar, renunciar a o variar la actividad de la que se considera que se desvía de los requisitos.

Ejecutante: un ejecutante es un vigilante con dientes. La ejecución implica obligación –el poder de dirigir las acciones de otros, o detectar su transgresión, y alterar su conducta mediante castigo o sanción.

Auditor: un auditor evalúa el funcionamiento mediante una serie predeterminada de normas o cotas e informa de los resultados. Uno suspende o aprueba una auditoría. No debería haber lugar para la discusión, aunque puede que haya negociación respecto a la percepción de los auditores del hecho y su evaluación de circunstancias atenuantes.

Hurley engloba estos roles en dos bloques: roles y funciones de servicio, que implican actuar como preceptor, mentor, facilitador, proveedor o capacitador; y roles y funciones reguladoras, que incluyen actuar como supervisor, vigilante, ordenante o ejecutante. El gestor de documentos puede actuar en cualquiera de los dos bloques, pero, como hemos adelantado, si estos roles no se separan, se considerará que los gestores de documentos, en lugar de funcionar sistemática y plausiblemente como agentes de responsabilidad, funcionan ineficaz y oportunistamente, y de hecho puede ser así. Deben ser las organizaciones y los gobiernos quienes determinen claramente qué roles y quién los ejecuta.

Hurley plantea aún una segunda cuestión, la relativa a que los gestores de documentos, en la actualidad, posean las competencias adecuadas para actuar, en uno u otro rol, como agentes de responsabilidad. La respuesta a esta cuestión viene dada si se responde adecuadamente a otras tres cuestiones derivadas: ¿mediante qué norma o cota se mide la conducta de un archivero, o de cualquier gestor de documentos que actúa en el rol de agente de responsabilidad?; ¿quién supervisa esa conducta?; y ¿cómo se les puede hacer cumplir con el requisito de que actúen responsablemente en cuanto agentes de responsabilidad?

En primer lugar, para el autor, los gestores de documentos tienen que funcionar de acuerdo con una serie de principios y normas lo suficientemente explícitos como para proporcionar la base sobre la que puedan, si es necesario, rechazar la posibilidad de conformarse a las presiones políticas, organizativas, sociales y administrativas a las que están sujetos. De igual modo, el gestor de documentos debe tener algún grado de independencia o autonomía, haciendo posible que responda a una lealtad o responsabilidad al margen de la cadena de mando burocrático. Para Hurley, los avances en este sentido han sido muchos. Añadimos nosotros, incluso en nuestra tradición, la figura del gestor de documentos ha recuperado terreno a partir de su inclusión en el marco de la administración electrónica. Por supuesto, aún falta mucho camino por recorrer en esta línea, aunque parece que se está siguiendo la senda correcta.

Pero Hurley no se limita a pedir a agentes externos que asignen responsabilidades a los gestores de documentos, sino que pide responsabilidades a los propios gestores de documentos que reclaman el tener responsabilidad. Esto implica que nuestras decisiones sean cuestionadas si dejamos de hacer lo que decimos que haremos; decir lo que haremos para asegurar resultados que sean razonables y justos para todas las partes; establecer esos resultados por adelantado; ser capaces de verificar si logramos o no esos resultados; hacer a todos los gestores de documentos responsables de ellos; y establecerlos en términos que, en la medida de lo posible, no puedan ser malinterpretados ni mal argumentados.

Una teoría muy elaborada que nos coloca profesionalmente en un punto de mira muy diferente, y que plantea tantos retos como oportunidades. Desde el interior de la profesión existe cada vez una mayor conciencia acerca de la necesidad de abordar estos retos y oportunidades. Desde el exterior, la profesión es mejor conocida y valorada en el mismo sentido. ¿Volveremos los archiveros a sentarnos, en afortunada expresión, a la derecha de los faraones?

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