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viernes, 28 de diciembre de 2012

Toda una vida II

La teoría acerca de la descripción archivística desarrollada por Chris Hurley se ha basado en la discusión de algunos de los conceptos clave asociados a la misma, y de manera especial, los de procedencia, función y relación.

En lo que se refiere a la procedencia, Hurley comenzó criticando la práctica tradicional de asignación de la procedencia estableciendo una identidad entre un fondo (u otra agregación de documentos) y un solo creador. Antes al contrario, el establecimiento de la procedencia no es un proceso de identidad, dado que las agrupaciones de los documentos y los creadores no son co-extensivos, sino un proceso de asignación de relaciones en contexto. Rechazado el proceso de identidad, Hurley articula las relaciones también como entidades por derecho propio; es decir, establecer la procedencia es manifestar la o las entidades relación que existen entre una o varias entidades documento y una o varias entidades agente. Por otra parte, la relación de creación no es suficiente para explicar la procedencia: en los sistemas de gestión de documentos existen otro tipo de relaciones entre agentes y agregaciones de documentos, que contribuyen a delinear la procedencia de mejor manera, por ejemplo, la relación de control: puede que en mi archivo exista, y de hecho así es, una o varias agregaciones de documentos procedentes de cuerpos extintos, que la organización a la que pertenece el archivo no ha creado, pero que controla. De acuerdo con Hurley, la finalidad de expresar la procedencia no es prioritariamente la de proporcionar un punto de acceso para recuperar documentos, tal y como viene entendiéndose en la práctica descriptiva tradicional, sino garantizar el carácter de evidencia de los documentos de archivo. Además, los agentes de procedencia no son unidimensionales Por utilizar el ejemplo de Hurley, no es posible separar la entidad “Arthur Wellesley” de la entidad “Duque de Wellington” o de la entidad “Primer Ministro del Reino Unido en 1829”. Esta es la aproximación adoptada por la práctica descriptiva tradicional, pero, llevada a sus últimas consecuencias, significaría que la personalidad de Arthur Wellesley no jugó ningún rol en la política ministerial británica en 1829. En términos de Hurley: “Sobre este argumento, los documentos son los del Primer Ministro, del que sucedió que era Arthur Wellesley, pero fácilmente pudiera haber sido también Bugs Bunny”.


Fundamental en la aproximación de Hurley a la procedencia es la noción de que los documentos no son generados por un único creador: existen múltiples capas intermedias de creación, lo cual le permite discriminar dos capas que posteriormente utilizará de manera profusa: por una parte, la procedencia, y, por otra, el ambiente que enmarca esa procedencia o a los creadores. Sin esta capa ambiente es muy difícil entender los posteriores desarrollos de la teoría descriptiva de Hurley. La procedencia múltiple, habitual en el entorno de la teoría australiana, no significa, para Hurley, procedencia múltiple sucesiva, de acuerdo con la cual una serie, por ejemplo, sería generada por múltiples agentes, uno detrás del otro, pero por un solo agente en un punto dado del tiempo. Hurley admite la posibilidad de la procedencia múltiple simultánea. Un buen sistema de gestión de documentos debiera permitir que las otras partes pusieran en discusión y contestaran el punto de vista del archivo.

En la primera aproximación de Hurley a la procedencia, su intención era proponer un modelo que permitiera poner en relación “una multitud de entidades contextuales con una multitud de entidades de gestión de documentos en una multitud de maneras”. El autor ha seguido profundizando en su noción de procedencia múltiple simultánea. Esta, en la primera aproximación, tenía lugar dentro de un solo ambiente o contenedor de entidades de procedencia. Posteriormente, éste admite la posibilidad de la procedencia paralela, es decir de la procedencia múltiple en dos ambientes diferentes.

Otro de los conceptos que han llamado la atención de Chris Hurley es el de función, problematizado por primera vez en 1993, en un peculiar texto del que se podría pensar que es una humorada, de no ser por su potencial para introducir la duda en el discurso archivístico convencional. En esta primera aproximación, y utilizando el lenguaje de las ciencias naturales para relativizar cualquier tipo de interpretación “absolutista” del concepto, Hurley discute la convencional noción de función como simple término de indización o punto de acceso, para desplazarse a una noción de función como agente de creación. De acuerdo con Hurley, las funciones ocupan posiciones relativas, contingentes con respecto al contexto, dentro de una taxonomía, y su significado cambia en el curso del tiempo. En esta primera aproximación, Hurley muestra que las funciones pueden servir como vehículo para relacionar contexto, procedencia y documentos, y que el análisis funcional estructurado cumple de mejor manera que el texto descriptivo de la procedencia la finalidad de recuperar información relevante para un usuario final: “Es una experiencia liberadora para cualquiera que se haya debatido con estos problemas substituir el texto descriptivo por el análisis funcional. Lo primero que uno nota es esto: que los documentos se alinean de manera mucho más fácil y simple bajo las funciones que bajo la procedencia o el asunto”.

Algún tiempo después, Hurley abordaría el desarrollo del concepto de función ambiente en un célebre artículo publicado en 1995. Merece la pena explorar el artículo con algún detalle, por sus repercusiones posteriores en la evolución de la teoría archivística. De acuerdo con el autor, los documentos son dependientes de su tiempo, están bloqueados por el mismo, lo que permite que la evidencia que comportan no pueda desbloquearse: la evidencia también está bloqueada por el tiempo. Los metadatos contextuales permiten este bloqueo, documentando las circunstancias que circundaron la creación del documento, que son contemporáneas del documento, pero históricas con respecto al posterior usuario de ese documento como evidencia. Es decir, según Hurley, los metadatos no cambian, pero sí nuestra interpretación o comprensión de los mismos. Esto sucede porque el entorno externo varía, y los metadatos contextuales también pueden validar esas fluctuaciones en el entorno externo.

La interpretación del documento depende no sólo de los metadatos contextuales, sino también de nuestra base de conocimiento, que nos permite disponer de mecanismos para aportar un cierto significado al documento. Es decir, la comprensión del documento deriva tanto de sus metadatos como de nuestro conocimiento, que es histórico y externo al documento. El contexto del documento, pues, se compone tanto de los metadatos contextuales como de esta base de conocimiento. Esta combinación, y el hecho de que los metadatos estén vinculados tanto al momento de creación del documento como a posteriores interpretaciones históricas, hace necesario, para que los documentos sigan siendo actuales, un mecanismo de validación externa de los metadatos.

Hurley identifica dos mecanismos de validación de la identidad del documento: la definición o control terminológico, que controla el significado o uso de datos descriptivos; y la observación o control contextual, que documenta la identidad mediante la asignación de relaciones. Hurley no considera oportuno, a efectos de validación de documentos de archivo, el primer mecanismo, puesto que es jerárquico y multi-nivel, de acuerdo con criterios establecidos a priori, y sus conexiones son necesarias y lógicas. Las conexiones, en el caso del control contextual, no son apriorísticas ni lógicas, sino contingentes con respecto a la situación en que se generan y usan los documentos: las cosas son así, pero igualmente podrían haber sido de otra manera, o pueden dejar de ser así para ser de otra manera, matiz del que carecen, por ejemplo, los documentos de una biblioteca. El control terminológico, pues, es independiente del tiempo, mientras que el control contextual está bloqueado por el mismo.

Puesto que el control contextual, que tradicionalmente se ha definido como la procedencia, es contingente, debería existir un mecanismo adicional de validación de ese control contextual, al que Hurley llama ambiente. Significativamente, puesto que la asignación del contexto depende de las circunstancias, el autor no cree que la normalización deba consistir en un conjunto de reglas para que todos hagan las cosas de la misma manera, sino más bien en un modelo de validación externa del contexto: “La base de la normalización, como dije entonces, era llegar a un acuerdo acerca de un modelo de validación externa del contexto (de arriba hacia abajo), no unificar la manera en que individualmente describíamos cosas (de abajo hacia arriba)”. Es en este sentido en el que “el ambiente es el contexto de la procedencia”. El ambiente es necesario porque la descripción no es producto de la lógica, sino de la observación, y ésta cambia dependiendo del punto de vista del observador, de quien describe.

Las funciones pueden proporcionar ese ambiente, ese elemento unificador o contenedor que sirva como validación externa. De hecho, “las funciones nos dicen mucho de lo que necesitamos saber para identificar y comprender la actividad de gestión de documentos”. En la argumentación de Hurley, de manera precisa, las funciones también son contingentes, están sujetas a perspectiva, y la función que una vez en un entorno es ambiente puede otra vez ser función de negocio en otro entorno; con todo, las funciones ambiente son aquello que nos permite validar el contexto o la procedencia en referencia a un entorno externo. Las funciones ambiente son el elemento unificador de la procedencia funcional y estructural, pero están ellas mismas sujetas a la contingencia del control contextual, de tal manera que desarrollar, por ejemplo, un tesauro a priori de funciones y actividades, las privaría de su carácter validador.

El tercer concepto al que Hurley ha prestado atención es el concepto, fundamental para la archivística, de relación, al que dedicó varios artículos, entre 2001 y 2004, refundidos para su difusión en Internet.

De acuerdo con la concepción de Hurley, las relaciones son entidades de al menos dos tipos, a saber, de propiedad o de sucesión, aunque un análisis de las mismas a partir de sus propias relaciones con otras entidades, como los agentes, los documentos y las actividades de gestión de documentos, reduciría la segunda a meramente una instancia de la primera (naturalmente, cabe concebir un análisis a la inversa). Las relaciones de propiedad, por lo demás, no se limitan a la creación de documentos, sino también, por ejemplo, al control o a la creación por adición. Esto es evidente en los sistemas automatizados de gestión de documentos que definen privilegios de usuarios. Estos privilegios, dependiendo del agente y del tipo de relación de propiedad, pueden ser además, en términos de Hurley, absolutos o conferidos, lo cual establece una diferencia entre procesos de gestión y procesos de gestión de documentos. Para Hurley, esto es relevante en el momento de definir la secuenciación o el orden original de los documentos, la relación que éstos mantienen entre sí, porque el orden original es en realidad resultado de los procesos de gestión, no de los procesos de gestión de documentos, tal y como concibe la archivística tradicional; es decir, lo que tiene un orden son los actos, no los documentos. Por lo demás, a partir del ejemplo profusamente mencionado del sistema de registro del siglo diecinueve, se deduce que la secuenciación es una actividad lógica más que física, y que más de una secuencia es posible simultáneamente.

Hurley vuelve a plantear en su análisis de las relaciones la necesidad de identificar las entidades que deben ponerse en relación, que son las del modelo del continuo de Frank Upward; así como la finalidad de la definición de relaciones, que no es en primer lugar la recuperación mediante puntos de acceso, sino la garantía del carácter de evidencia del documento mediante procesos de gestión de documentos. Por tanto, una vez más, las taxonomías lógicas no son el mejor instrumento para asignar relaciones, sino el control contextual.

De igual modo, el autor dedica una amplia sección al problema de la definición de series en un entorno electrónico, a efectos de descripción de las mismas. En realidad, la conclusión a la que llega es válida para cualquier nivel de agregación de documentos: simplemente, no sabemos si los sistemas automatizados de gestión de documentos están generando series, y nuestro énfasis debería ponerse sobre la documentación de los propios sistemas, más que de los objetos que generan. En cualquier caso, un mayor grado de análisis es necesario, aunque Hurley da por sentado que esta ambigüedad radical de los sistemas automatizados conlleva dos conjuntos de problemas nuevos para el archivero: una mayor complejidad en la articulación de la procedencia y una incidencia mucho más alta de documentos que pertenecen a más de una serie. Las series, de acuerdo con Hurley, deben permanecer en el ciberespacio: “Las series (entendidas como secuencias significativas en las que los documentos se ordenan o vinculan para substanciar su significado de evidencia) deben existir, incluso en el ciberespacio –no simplemente porque sean eficaces o útiles, sino porque son significativas”. Lo que debe cambiar es el modo de percibir la secuenciación. Incluso en el mundo físico la secuencia es resultado de procesos de negocio, no de procesos archivísticos, de modo que lo que nos debe preocupar, en el entorno físico como en el virtual, es el orden en el que se suceden las acciones, y documentar aquéllas que tengan valor de evidencia, así como sus relaciones, en una o varias secuencias.

Con el fin de sugerir un modelo adecuado de sistema de gestión de metadatos, Hurley produce el borrador de lo que irónicamente llama HERO (Hurley’s Enduring Recordkeeping Object), en cierto modo basado en el MEO de David Bearman, y también con la finalidad de encapsular metadatos de entidades, junto con estas entidades, en un solo objeto, si bien analizado en términos de sub-tipos y super-tipos. Hurley, sin embargo, se encarga de mantener las distancias con las prácticas descriptivas del ICA, al aseverar que “cada HERO simplemente proporciona una vista, una entre muchas, tanto en como a lo largo del tiempo. Satisface mi requisito primario para tales vistas –que sea una vista contingente (no lógica) de la materia”.


Por último, Hurley sugiere, en estrecha conexión con su noción de procedencia paralela y con las posibilidades de representar múltiples puntos de vista y significados, un GEMMS (General-purpose Extensible Metadata Management Schema), cuya articulación queda pendiente.

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