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jueves, 1 de diciembre de 2011

El Archivo General de Notarías del Estado de México se informatiza con OdiloA3W

Desde finales del siglo XIX, el Archivo General de Notarías asume la responsabilidad de recuperar, organizar y custodiar los fondos notariales del Estado de México.

Son servicios que presta el Archivo la búsqueda de antecedentes notariales en su ámbito de actuación, la expedición de copias certificadas y simples, la declaración de existencia o inexistencia de testamento, la expedición de testimonios y la regularización de escrituras.

Con el objeto de cumplir sus funciones y de prestar tales servicios al ciudadano con la mayor eficacia, el Archivo General de Notarías ha adquirido recientemente el software de gestión integral de archivos OdiloA3W, que, haciendo uso de arquitectura web y carácter modular, se muestra como una herramienta potente para la recuperación, la organización, la identificación y el acceso al importante acervo documental que conserva el Archivo.

Así, la aplicación cuenta con un sofisticado módulo de descripción que permite la identificación y el control, incluso a nivel de ítem, de los documentos mantenidos por el Archivo. Esta descripción, unida a una exhaustiva configuración de consultas que se presenta en una amigable pantalla al usuario, permite que éste acceda de manera rápida y por numerosos criterios a los registros de aquellos documentos que son de su interés.

Otra característica de la aplicación es la posibilidad de unir los registros descriptivos a los documentos digitalizados, de tal modo que se pueda acceder directamente a los mismos en pantalla, evitando daños a los originales físicos.

Por otra parte, la posibilidad de configurar tantos depósitos o archivos como sean necesarios da opción a mantener separados y controlados fondos especiales, como el Registro de Testamentos.

Además, dado que los protocolos, apéndices e índices notariales contienen información de carácter personal, OdiloA3W proporciona la capacidad para configurar detallados permisos y restricciones de acceso tanto a grupos como a usuarios. Estos permisos y restricciones afectan tanto a las opciones de menú a las que tiene derecho cada usuario, como a los datos que puede o no puede ver.

Los módulos de estadísticas, informes y vistas de la aplicación permiten generar tantos cuantos se necesiten de cada uno de ellos, y con el nivel de sofisticación que precise el Archivo.

Si es preciso que el Archivo preste, en sala o al exterior, documentos custodiados por el mismo, OdiloA3W gestiona con todo detalle la circulación, de tal modo que siempre se sabe quién tiene qué y durante cuánto tiempo.
Se trata sólo de algunas de las más comunes funcionalidades de la aplicación adquirida por el Archivo General de Notarías, que sin duda satisfará todas sus necesidades internas, así como las de sus usuarios.

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