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martes, 19 de julio de 2011

Aprendiendo MoReq 2010


La primera edición de la norma europea para la especificación de requisitos funcionales de software de gestión de documentos fue publicada en el año 2001, y durante mucho tiempo constituyó un punto de referencia para la industria y la administración en Europa y fuera de Europa. No obstante, en el curso de los años se descubrieron ciertas debilidades –por ejemplo, su carácter no medible o su falta de modularidad-, que trataron de subsanarse con una segunda edición, MoReq 2, aparecida en el año 2008.

No obstante, prácticamente desde su aparición esta segunda versión recibió críticas muy duras. Desde 2001 los espacios digitales habían cambiado mucho, así como el modo en que se gestionaban los documentos, de tal modo que el severo conjunto de requisitos de MoReq 2 resultaba de muy difícil cumplimiento. Su esquema de metadatos era terriblemente complejo y sus scripts de validación extremadamente costosos.

Por tanto, la DLM Forum Foundation, responsable de MoReq, encargó una nueva edición capaz de satisfacer las necesidades de la gestión de documentos en el momento actual, así como de permanecer lo suficientemente flexible como para ir incorporando nuevos volúmenes a medida que se detecte su necesidad. El resultado de este nuevo esfuerzo es MoReq2010®: Modular Requirements for Records Systems – Volume 1: Core Services & Plug-in Modules. Tanto en concepto como en terminología y estructura esta tercera versión se aparta notablemente de sus predecesoras, quizá demasiado orientadas hacia el documento y hacia el uso de criterios muy estrictos, para ofrecer unos mínimos flexibles y modulares. En términos de la propia norma:

“MoReq2010® trata de proporcionar una serie de requisitos comprehensivos, pero simples y fácilmente comprensibles para un sistema de documentos que pretenda ser adaptable y aplicable a actividades de información y de negocio, sectores de la industria y tipos de organizaciones divergentes. Evita la aproximación de “uno vale para todo” en la implantación de una solución de gestión de documentos, estableciendo en lugar de ello una definición de una serie común de servicios centrales que son compartidos por muchos tipos diferentes de sistemas de documentos, pero que también son modulares y flexibles, permitiendo que puedan incorporarse a aplicaciones altamente especializadas y dedicadas que puede que anteriormente no hayan sido reconocidas como sistemas de documentos.”

Esta declaración ya deja entrever una voluntad de flexibilidad, sin renunciar a la especificación de requisitos, que se acomoda mejor a los actuales universos de producción de información y de gestión de documentos. Así, en su primera parte, MoReq 2010 propone un conjunto de requisitos para distintos servicios –sistema, usuario y grupo, modelo de roles, clasificación, exportación, etc.-, con una estructura común. La segunda parte propone también, con una estructura homogénea, un conjunto de módulos de plug-in coherentes con los servicios y requisitos de la primera parte –interfaces gráficos de usuario, interfaces de programación de aplicaciones, clasificación jerárquica, etc.

Como en el caso de sus antecesoras, MoReq 2010 también incluye un conjunto de requisitos no funcionales, y, curiosamente, en su capítulo 14, un modelo conceptual que parece querer distanciarse de los anteriores, profundamente docucéntricos.

En definitiva, diríase que la DLM Forum Foundation ha acertado en esta ocasión, y su propuesta se configura como viable y capaz de regular, dentro de un marco de inevitable flexibilidad, la complejidad de la gestión de documentos en el siglo XXI.

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