La vida independiente de los conceptos

Durante muchos años de teoría y práctica, los profesionales de la información en diferentes ámbitos han enfocado sus esfuerzos sobre las contingentes entidades físicas –libros, documentos de archivo, películas, sitios web, etc. El problema de tales entidades es que mutan de diferentes maneras, incluida la degradación de los materiales. Por contraste, los conceptos tienen mucha mayor estabilidad, sin que signifique ello que permanezcan inmutables a lo largo del tiempo. Algunas comunidades, como la bibliotecaria, se han esforzado por articular un análisis de conceptos que sea de aplicación a sus prácticas; sin embargo, este análisis se ha concretado en instrumentos tales como los ficheros de autoridades o los tesauros. No obstante, los conceptos son mucho más que términos de recuperación, son más bien entidades que ponen en contexto aquellas otras entidades contingentes, ayudando por tanto a anclarlas en el espacio y en el tiempo y de esta manera comprenderlas de mejor manera. La comunidad bibliotecaria, mediante documentos como los de la familia FRBR, FRAD y FRSAD, ha aplicado este cambio de perspectiva desde hace varios años; en la misma línea se desarrolló el modelo museológico CIDOC-CRM; y maestros de la archivística, como David Bearman o Chris Hurley, han pregonado la necesidad de dar la vuelta a la tortilla y trabajar sobre los conceptos, no sobre las entidades físicas. A intentar delinear este cambio de perspectiva nos aplicamos en el presente post.

Como indicamos más arriba, nuestras comunidades profesionales se han ocupado durante mucho tiempo de dilucidar y estructurar las propiedades físicas de las instancias concretas, los ejemplares, que pueblan las instituciones de la cultura, dejando para un segundo momento la articulación de reglas y procedimientos que expliciten los conceptos que circundan a esas instancias concretas. Básicamente, y por parafrasear a Umberto Eco, los profesionales de la información nos hemos preocupado más de la rosa que del nombre de la rosa, olvidando que “de la rosa sólo queda su nombre”. Esto es particularmente cierto en entornos digitales, donde nuestros objetos están destinados a no durar.

Además, esas instancias concretas, esos ejemplares, no se explican por sí mismos: tienen una historia, les han venido sucediendo cosas a lo largo del tiempo, y estas cosas, a menudo, no quedan inscritas sobre los ejemplares, sino que flotan por sus alrededores. El modo de comprender los objetos materiales no es contemplarlos, sino más bien estudiar sus relaciones con los conceptos que le rodean: los agentes que los crearon, en función de qué, quién los ha usado cuándo, por qué los usó, etc. Digamos, parafraseando esta vez al ya citado Chris Hurley, que “todo es un episodio en la vida de una relación”.

En efecto, si en lugar de empezar la casa por el tejado la comenzamos por los cimientos conceptuales, todo deviene posteriormente mucho más limpio, más sencillo de utilizar, más rico. RDF sería un ejemplo, no extremo por supuesto, de lo que venimos diciendo. Pongamos otro ejemplo más detallado. Si en lugar de decir que este libro se caracteriza por tener este título y que fue publicado en esta fecha por esta editorial, digamos que un título es un concepto dentro de un modelo conceptual para títulos; una fecha también lo es, dentro de ese mismo o de otro modelo conceptual para fechas; y otro tanto la editorial. De este modo, el libro se transformaría en un mero identificador que entra en relación con sus correspondientes conceptos “título”, “fecha” y “editorial” en momentos dados del tiempo. Puesto que tales conceptos son susceptibles de entrar en relación con otros libros u objetos, la red de relaciones conceptuales deviene prácticamente infinita.

Regresando a Umberto Eco, el concepto “El nombre de la rosa” se relacionaría con el identificador del ejemplar de nuestra biblioteca, y también con los identificadores de los ejemplares de otras bibliotecas; el concepto “1980”, su fecha de publicación, entraría también en relación con ese ejemplar, así como, por ejemplo, con documentos de archivo producidos en ese año; el concepto “Umberto Eco” estaría relacionado con el concepto “El nombre de la rosa”, pero también con el concepto “Seis paseos por los bosques narrativos”, que a su vez se relacionaría con miles de identificadores de ejemplares repartidos por todo el mundo, así como con el concepto “Universidad de Harvard”, que estaría relacionado con el identificador de un agente institucional dado.

A menudo afirmamos en nuestras conferencias que si los atributos pueden analizarse en términos bidireccionales, entonces son relaciones; si no pueden expresarse de manera bidireccional, entonces son metadatos. Bien, ¿y si lleváramos este análisis hasta el extremo y definiéramos todos los metadatos, es decir todos los conceptos, como relaciones? De este modo, el universo informativo se convertiría en un conglomerado de conceptos, relaciones e identificadores que harían nuestro trabajo mucho más simple, pero también más ordenado, más abstracto y desde luego más enriquecedor.

No nos centremos, por tanto, en la frágil fisicidad de los objetos, sino en sus permanentes, y sucesivos, significados. De este modo podrá decirse que realmente trabajamos en y para la web.

Administración de documentos y archivos: textos fundamentales

Después de casi tres años de laborioso proceso por parte de la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos de España (CAA), con la colaboración de la Subdirección General de Archivos Estatales, acaba de ver la luz el volumen colectivo, dirigido por José Ramón Cruz Mundet e impulsado particularmente por Joaquim Llansó Sanjuán, Miguel Ángel Gacho y Francisco Sanchís, Administración de documentos y archivos: textos fundamentales, en el que ha participado un nutrido número de autores de ambos lados del Atlántico. El libro, disponible de manera gratuita , pretende constituirse en punto de referencia de la práctica de la archivística en lengua española y portuguesa, y con esta intencionalidad se estructura, procediendo de lo general a lo específico, y siguiendo de manera lineal los procesos archivísticos, desde la interioridad de los mismos hasta su vinculación con la sociedad. Reseñemos brevemente cada uno de sus capítulos.


El volumen, prologado por Aurelio Tanodi, se estructura en cinco secciones, excluida la introducción. De ellas, las tres primeras tienen carácter genérico y vienen dedicadas a la delineación de la terminología, tarea de la que se ocupa el propio Cruz Mundet, de España; a la definición de la normativa básica de referencia, a cargo de Alejandro Delgado Gómez, también de España; y a la definición de las funciones, procesos y requisitos archivísticos, esbozados por Alicia Barnard Amozorrutia desde México.


La cuarta sección, titulada de manera general “El sistema de administración de documentos”, se divide en cinco subsecciones que se enfocan sobre los controles y procesos archivísticos. Así, Ramón Aguilera Murguía, de México, se concentra sobre la identificación; Ana María Herrero Montero y Alfonso Díaz Rodríguez, de España, lo hacen sobre la clasificación; del proceso de descripción se ocupa Lucília Runa, desde Portugal; y de la valoración, la selección y la eliminación, Lluís Cermeno Martorell y Elena Rivas Palá, también de España; para terminar la cuarta sección, Claudia C. M. Lacombe Rocha, desde Brasil, se concentra sobre la captura y la transferencia.


La quinta sección se titula genéricamente “Funciones de administración del sistema”, y se divide en seis subsecciones. La primera de ellas está dedicada a la formación de usuarios y corre a cargo de Maria J. Pires de Lima y António A.Sousa, de Portugal; la segunda, de la gestión de recursos, de la que se ocupa José Antonio Sáinz Varela, de España; la tercera, a cargo de Virginia Chacón Arias desde Costa Rica, de la gestión de accesos y consultas; la cuarta se concentra sobre la elaboración de disposiciones normativas, asunto del que se ocupa Aída Luz Mendoza Navarro, de Perú; la quinta aborda el tema de la elaboración de manuales de buenas prácticas, a cargo de Joaquim Llansó Sanjuán, de España; por último, la sexta subsección, elaborada por Ramón Alberch i Fugueras, también de España, está dedicada a la difusión y la acción cultural.


Dieciocho autores de renombre internacional, bajo la tutela del prestigioso Cruz Mundet, que ha sabido imprimir un aire homogéneo a una estructura bien delimitada, dando como resultado, en efecto, un manual de lectura imprescindible para el profesional de los archivos.

El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado

El pasado 18 de noviembre apareció el Real Decreto 1708/2011 por el que se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado. Se trata de un texto largamente esperado, aunque se desconocía su forma legal definitiva, que ha sido, finalmente, la de Real Decreto, como se indicó. El texto normativo viene a regular, para la Administración central, aunque con carácter voluntario para otras instituciones, diversos aspectos que hasta el momento quedaban insuficientemente tratados por el legislador. Así, se dedica un amplio espacio a discutir aspectos como el acceso, el ciclo de vida o los documentos electrónicos. Otros puntos potencialmente más conflictivos del Real Decreto, como la consolidación del Archivo de la Nobleza mediante la creación de su órgano rector, nos parecen en realidad menores. Por tanto, dedicamos el presente post a la descripción, evitando toda perspectiva polémica, de los aspectos más relevantes renovados por el reciente texto legislativo.


Ante todo, debe tenerse en cuenta, como se adelantó, que el Real Decreto es de aplicación sólo a la Administración General del Estado, no a otras administraciones, que se pueden sumar a las iniciativas propuestas por el mismo de manera voluntaria. En su artículo 5, el Real Decreto crea el Consejo de Cooperación Archivística, con participación de las Comunidades Autónomas y de los municipios. Esta figura nos parece particularmente importante, dado que en un país altamente descentralizado en el que las políticas archivísticas difieren de manera notable entre administraciones, el hecho de dejar la puerta abierta a la elaboración de políticas archivísticas coordinadas constituye un notable avance que debería ser valorado positivamente. Los restantes órganos y figuras que propone el texto normativo resultan más convencionales y previsibles, de tal modo que no constituyen objeto del presente post.


Una segunda noción que en el Real Decreto ocupa un amplio espacio es la de ciclo de vida de los documentos, a la que se asocia la descripción y las funciones de cada archivo en cada fase del ciclo de vida. Este aspecto resulta más conflictivo, dado que desde la arena internacional se está promoviendo una aproximación a la gestión de documentos que difiere notablemente de la visión del ciclo de vida, y, de hecho, algunos archivos en nuestro país han comenzado a adoptar ya esta aproximación, más cercana al entorno archivístico del siglo XXI. Sin embargo, debemos tener en cuenta la ya mencionada circunstancia de que el Real Decreto es de obligada aplicación sólo a la Administración General del Estado, lo cual viene a significar en la práctica que la noción de ciclo de vida se aplica únicamente a los archivos de la misma, probablemente por necesidades operativas derivadas de la complejidad del sistema central de archivos. Como corolario, si otras administraciones quieren usar otros modelos, nada lo impide, ni estas decisiones afectan a la cooperación en materia de políticas archivísticas mencionada en párrafo anterior.


La Sección 4ª del Capítulo III del Real Decreto está dedicada al tratamiento de los documentos electrónicos y a la preservación digital. En este punto, el Real Decreto deviene cauto, y remite en la práctica, explícita e implícitamente, a otras normas específicas, como la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y los Reales Decretos 3/2010 y 4/2010, de 8 de enero, que regulan respectivamente el Esquema Nacional de Seguridad y el Esquema Nacional de Interoperabilidad. La cautela del legislador en este punto nos parece razonable, dado que ya existe normativa detallada que regula estas nuevas realidades; pero, además de razonable, nos parece acertado el hecho de que se hayan introducido estos conceptos en el texto legislativo que regula el sistema archivístico nacional: simplemente, un texto de tales características no puede concentrarse sobre los documentos físicos y obviar el que será objeto de nuestro quehacer a corto plazo. La mención, siquiera para remitir a legislación más detallada, resultaba absolutamente necesaria.


Por último, quisiéramos indicar otro aspecto al que el Real Decreto trata de dar solución, consiguiéndolo parcialmente, hasta donde nuestra actual maraña legislativa se lo permite. Nos referimos al espinoso asunto del acceso a los documentos. Nuestro país carece de legislación sobre libertad de información y el derecho de acceso se encuentra regulado en multitud de disposiciones generales y sectoriales, elaboradas en distintos momentos de nuestra historia reciente, y a veces en aparente contradicción. El Real Decreto intenta poner orden en esta situación, a partir del artículo 37 de la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común, que consagra el derecho de acceso de los ciudadanos a los expedientes ya cerrados. Puesto que este derecho queda restringido o complementado por otras leyes, el Real Decreto se aplica al examen de las mismas, con el fin de establecer una taxonomía de condiciones de acceso que facilite el trabajo del archivero y mejore el servicio al ciudadano. Aunque el esfuerzo reflejado en el Real Decreto mejora notablemente la situación respecto al acceso en la que se encuentran los archivos en la actualidad, el resultado es forzosamente parcial, dadas, como indicamos, las condiciones de complejidad de la legislación previa, que requieren, además de este necesario esfuerzo ya realizado, quizá un borrón y cuenta nueva para terminar de dejar claro a qué se puede acceder, a qué no, quién puede hacerlo y bajo qué condiciones.


Como indicamos, otros aspectos tratados por el Real Decreto, como la consolidación del Archivo de la Nobleza o la independencia de los archivos militares, nos parecen de carácter secundario, y el propio texto dedica muy poco espacio a ellos, de modo que no se tratarán en el presente post.


En definitiva, el Real Decreto que crea el Sistema Español de Archivos ofrece, a nuestro juicio, un balance positivo, en la medida en que, jugando con el margen de maniobra que permite la legislación vigente, moderniza y mejora de manera notable esta legislación, al menos en los siguientes asuntos: la coordinación de políticas archivísticas, la instrumentalización de la noción de ciclo de vida como operativa en el marco de la Administración General del Estado, la necesaria imbricación de los documentos electrónicos en el escenario archivístico general y la aclaración y limpieza de los límites y procedimientos relativos al acceso a los documentos. Por supuesto, como todo texto legal, el Real Decreto es mejorable, pero constituye un enorme paso adelante que sin duda marcará un antes y un después en nuestros modos de gestionar documentos.

OdiloTID ofrece la formación archivística más completa

OdiloTID continúa ampliando la cartera de su plan de formación continua en línea destinado a gestores de documentos, incorporando cursos que abordan los aspectos más actuales de la disciplina. Así, a su nutrido listado de cursos de distinto tipo, se ha añadido recientemente la primera edición de “Introducción a MoReq2010”, con una duración de 150 horas, que pretende dar a conocer la nueva versión de la especificación europea de requisitos funcionales para sistemas de gestión de documentos electrónicos. La segunda edición del mismo dará inicio el próximo día 9 de enero de 2012.

El mismo día se lanzará una nueva edición de los restantes cursos, así como un nuevo curso estrella que se aproxima a una de las preocupaciones más recientes del gestor de documentos: “Administración, gobierno y gobernanza electrónicos: aspectos legales, normativos, técnicos, tecnológicos y sociales”. Durante 175 horas, se examinará la legislación española al respecto, así como las principales normas internacionales, las tendencias tecnológicas de futuro y los aspectos sociales de la administración electrónica. El resultado debe ser un conocimiento suficiente por parte del alumno del escenario en el que tendrá que desarrollar su trabajo a corto plazo.

Debe destacarse el hecho de que los cursos del plan de formación de OdiloTID se encuentran subvencionados por la Fundación Tripartita, lo que constituye, no sólo una ventaja económica para los alumnos, sino también un valor añadido en cuanto a prestigio se refiere, dado que han recibido el visto bueno de la reconocida institución.

OdiloTT lidera la integración de lo físico con lo virtual en la gestión bibliotecaria

Las bibliotecas se enfrentan a una nueva realidad en la que conviven lo físico con lo virtual. En tanto mediadoras de información, deben hacerse cargo de ambos aspectos de la misma, y lo deseable es que lo hagan de la manera más flexible y cómoda posible, tanto para el bibliotecario como para el usuario final.

Atento a este escenario, OdiloTID ha lanzado su nuevo producto OdiloTT, el primer software de gestión integral de bibliotecas que permite gestionar cualquier tipo de soporte desde cualquier lugar.

OdiloTT ha sido concebida como herramienta de prestación de los servicios habituales en una biblioteca: selección, adquisición, registro, tejuelado, catalogación, circulación, estadísticas e informes, etc. Pero además permite, desde el interior de la propia aplicación, la configuración de un OPAC extremadamente ágil que se integra con distintas herramientas de la Web 2.0: Wikipedia, tags, sindicación de contenidos, etc.

Pero no sólo esto. Desde OdiloTT la biblioteca puede vincular sus propios recursos digitales a los registros bibliográficos, haciéndolos así accesibles desde el OPAC. También puede vincular recursos remotos, que serán igualmente accesibles, enriqueciendo por tanto la colección.

Pero de manera singular, OdiloTT integra la gestión bibliotecaria habitual con la gestión de libros digitales, lo cual incrementa notablemente la autonomía del usuario y reduce el esfuerzo humano en aquellos procesos bibliotecarios tradicionales: no es preciso realizar reservas, ni ocuparse de las reclamaciones o de las sanciones.

El sistema presta los libros durante un plazo determinado, pasado el cual desaparecen. Puesto que lo que se presta, en sentido estricto, no es el libro, sino una instancia del mismo, el bibliotecario puede despreocuparse prácticamente del proceso de circulación, que responde al procedimiento de auto-préstamo,auto-reserva, auto-devolución, una vez registrado y autenticado el usuario final.

En definitiva, una plataforma que permite hablar por primera vez de la biblioteca total, susceptible de gestionar el mundo digital con una clara voluntad de servicio al usuario final.

El Archivo General de Notarías del Estado de México se informatiza con OdiloA3W

Desde finales del siglo XIX, el Archivo General de Notarías asume la responsabilidad de recuperar, organizar y custodiar los fondos notariales del Distrito Federal. En cumplimiento de las funciones que le vienen asignadas por ley, parte de sus tareas se concentran en la elaboración del Registro Nacional de Testamentos y en la facilitación de la consulta de su acervo histórico.

Son servicios que presta el Archivo la búsqueda de antecedentes notariales en su ámbito de actuación, la expedición de copias certificadas y simples, la declaración de existencia o inexistencia de testamento, la expedición de testimonios y la regularización de escrituras.

Con el objeto de cumplir sus funciones y de prestar tales servicios al ciudadano con la mayor eficacia, el Archivo General de Notarías ha adquirido recientemente el software de gestión integral de archivos OdiloA3W, que, haciendo uso de arquitectura web y carácter modular, se muestra como una herramienta potente para la recuperación, la organización, la identificación y el acceso al importante acervo documental que conserva el Archivo.

Así, la aplicación cuenta con un sofisticado módulo de descripción que permite la identificación y el control, incluso a nivel de ítem, de los documentos mantenidos por el Archivo. Esta descripción, unida a una exhaustiva configuración de consultas que se presenta en una amigable pantalla al usuario, permite que éste acceda de manera rápida y por numerosos criterios a los registros de aquellos documentos que son de su interés.

Otra característica de la aplicación es la posibilidad de unir los registros descriptivos a los documentos digitalizados, de tal modo que se pueda acceder directamente a los mismos en pantalla, evitando daños a los originales físicos.

Por otra parte, la posibilidad de configurar tantos depósitos o archivos como sean necesarios da opción a mantener separados y controlados fondos especiales, como el Registro de Testamentos.

Además, dado que los protocolos, apéndices e índices notariales contienen información de carácter personal, OdiloA3W proporciona la capacidad para configurar detallados permisos y restricciones de acceso tanto a grupos como a usuarios. Estos permisos y restricciones afectan tanto a las opciones de menú a las que tiene derecho cada usuario, como a los datos que puede o no puede ver.

Los módulos de estadísticas, informes y vistas de la aplicación permiten generar tantos cuantos se necesiten de cada uno de ellos, y con el nivel de sofisticación que precise el Archivo.

Si es preciso que el Archivo preste, en sala o al exterior, documentos custodiados por el mismo, OdiloA3W gestiona con todo detalle la circulación, de tal modo que siempre se sabe quién tiene qué y durante cuánto tiempo.
Se trata sólo de algunas de las más comunes funcionalidades de la aplicación adquirida por el Archivo General de Notarías, que sin duda satisfará todas sus necesidades internas, así como las de sus usuarios.

OdiloTK presente en la pasada edición del Liber

Entre el día 5 y el 7 del pasado mes de octubre se celebró en Madrid la vigésimo novena edición de la Feria Internacional del Libro (Liber), promovida por la Federación del Gremio de Editores de España y patrocinada y respaldada por un amplio número de instituciones. Liber se ha consolidado como el más importante espacio de negocio de la industria editorial española e internacional, como muestra la participación de más de 12.000 profesionales en esta última edición. El país invitado en esta ocasión ha sido Rumanía, aunque la Feria también ha contado con la presencia de un buen número de editoriales de otros países como Estados Unidos, el Reino Unido, Argentina o Uruguay.

Como novedad debe destacarse la apertura de un nuevo sector, Liber Digital, dedicado de manera específica al libro electrónico. En su primera edición, Liber Digital aportó una exhaustiva cantidad de talleres, mesas redondas y ponencias, además de contar con amplia representación de este emergente sector de la industria editorial.

En este sentido, cabe mencionar la presencia como expositor de OdiloTID, que presentó su producto OdiloTK, una potente plataforma destinada a la distribución bajo diversas formas –préstamo bibliotecario, venta y publicación- de libros digitales. La herramienta, basada en una avanzada tecnología aún muy poco utilizada en España –OdiloTID la introdujo en primer lugar en el préstamo bibliotecario- permite prestar los libros digitales durante un período determinado, lo cual abarata enormemente el coste de la lectura, al prescindir de intermediarios, al tiempo que reduce los tiempos de distribución y el esfuerzo humano en los procesos editoriales, libreros y bibliotecarios.

Como en todos los escenarios en los que ha sido presentada, la plataforma OdiloTK obtuvo también en Liber una excelente aceptación.