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lunes, 4 de noviembre de 2013

Qué es clasificar

De conformidad con el Diccionario de la Lengua Española, “clasificar” es “Ordenar o disponer por clases”. “Clase”, en su segunda acepción, es “Orden en que, con arreglo a determinadas condiciones o calidades, se consideran comprendidas diferentes personas o cosas”; y “orden”, término al que la Real Academia le concede la cualidad de ambiguo, es, entre otras cosas, “Colocación de las cosas en el lugar que les corresponde”.

'La Casa del Historiador' photo (c) 2011, Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires - license: http://creativecommons.org/licenses/by/2.0/ El poner las cosas en orden es una compulsión humana, para poder habérselas con la proliferación de cosas que habitan el universo, o los universos dados en que un individuo o un grupo de individuos se desenvuelve; y, por supuesto, depende de aquellas condiciones o calidades, es decir, del modo en que, según intereses disciplinares, culturales, históricos, sociales o incluso psicológicos, se perciben esas cosas. En el poner las cosas en orden asignándolas a una clase no hay nada de natural. Por ejemplo, puede que para la gestión de mis documentos personales me resulte más cómodo ordenar mis correos por asunto; pero también puede que sea más cómodo ordenarlos por remitente, o por fecha. Dependiendo de la perspectiva que adopte, mi sistema de clasificación será diferente, las clases que lo conforman serán, respectivamente, términos de materia, nombres de personas u organizaciones, o fechas. En cualquier caso, será útil para mí. De manera interesante, puesto que muchos sistemas de correo electrónico permiten reordenar los correos de acuerdo con los diferentes campos de metadatos, puede que estas tres maneras de clasificar, de “poner en orden mis cosas”, coexistan, además de muchas otras, en mi sistema de gestión de documentos.

Otros ejemplos acerca del carácter antinatural y construido de la clasificación son, digamos, el hecho de que, dependiendo de períodos históricos vinculados a una disciplina u otra, los documentos de archivo se hayan clasificado por materias, por órganos o por funciones, no siendo ninguno de tales procedimientos intrínsecamente malo, sino simplemente adecuado a los intereses de su tiempo; o, en las proximidades de nuestra ciencia, el hecho de que la Clasificación Decimal Universal, utilizada en bibliotecas y generada hacia finales del siglo XIX, considere las ciencias ocultas como una rama de la filosofía, o la homosexualidad como una aberración sexual, categorizaciones con las que probablemente ningún filósofo y ningún homosexual de nuestro siglo se sientan cómodos.

En lo que concierne a nuestra disciplina, la gestión de documentos, también clasifica, pone orden, de acuerdo con determinados intereses sociales, históricos, culturales, etc. Por ejemplo, hasta bien avanzado el siglo XX, la clasificación temática, que tan aberrante nos parece hoy en día, fue práctica habitual; y en nuestros manuales tradicionales de archivística se han venido admitiendo sin mayor problema las clasificaciones orgánicas o las llamadas orgánico-funcionales, de las que aún existen muchas en nuestro país. De hecho, aunque en su sección sobre clasificación se orienta de preferencia sobre las actividades, la norma ISO 15489 no es muy rígida en su definición de clasificación: “identificación y estructuración sistemáticas de las actividades de las organizaciones o de los documentos generados por éstas en categorías, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento, lógicamente estructurados y representados en un sistema de clasificación”.

En la actualidad los procesos archivísticos se enfocan sobre las actividades en el sistema de producción, más que sobre los documentos, que se consideran residuos de esas actividades, aunque ello no excluye el que también deban ser clasificados. El hecho de que el documento sea un instrumento o residuo desplaza por tanto la atención hacia aquello de lo que es instrumento, a saber, la actividad. La argumentación teórica que subyace a este nuevo enfoque es muy simple: el documento no es sino reflejo de esa actividad, evidencia de la misma, de tal modo que si ha de ser evidencia auténtica y estable, a lo que se le debe poner orden, lo que debe estar dentro de una clase, no es tanto el documento cuanto la actividad que refleja. De ello se deriva el hecho de que la clasificación deba ser de preferencia funcional, que es definida por el IRMT como “un sistema para organizar materiales sobre la base de la función, actividad o tarea ejecutada por una organización para satisfacer su mandato, en lugar de por departamento, nombre o asunto”.

En el contexto del presente post, no obstante, establecemos dos radicalizaciones que nos parecen útiles. Por una parte, no perdemos de vista, como a menudo sucede, el hecho de que la clasificación funcional clasifica actividades, no documentos. Por ejemplo, el propio International Records Management Trust, en sus módulos de formación, se decanta claramente por la clasificación funcional, pero en un momento dado inserta las series en la clasificación. Pero lo cierto es que las funciones o actividades y las series son entidades de distinto tipo, y, por tanto, no pueden compartir una manera de poner orden, de clasificar. La segunda radicalización consiste en desechar la tradicional reticencia que el archivero siente hacia la conexión entre clasificar y ordenar, proceso intelectual uno y físico otro, y considerar que la clasificación consiste en poner orden en nuestros sistemas, en nuestros constructos intelectuales, con independencia de que éstos tengan una contrapartida física.

Considerando la clasificación funcional desde otra perspectiva, preferimos por tanto un sistema de clasificación mediante el que se pretenda clasificar tanto las actividades como los documentos y sus creadores desde distintos puntos de vista de manera simultánea, eliminando de esta manera las limitaciones de un cuadro de clasificación jerárquico, y satisfaciendo, no sólo las necesidades de recuperación de la información, sino también la necesidad de garantizar que los documentos siguen siendo evidencia auténtica de actividades, mediante la provisión de un contexto enriquecido. Un sistema tal debe utilizar dos nociones básicas, la de relación y la de función –ambas procedentes de la teoría descriptiva de Chris Hurley- para clasificar u ordenar, por el procedimiento de la vinculación, los documentos de conformidad con tres órdenes simultáneos: la actividad que dio lugar a que el documento se generara, las agrupaciones documentales o series a las que los documentos pertenecen, o con las que guardan algún parecido; y los agentes que crearon los documentos. Otras clasificaciones adicionales son posibles, por supuesto, pero estas tres dimensiones nos parecen correctas y suficientes para la doble finalidad que se persigue. El concepto de relación es fundamental porque, en un sistema informático, no existe otra cosa que no sean identificadores y relaciones entre ellos. El concepto de función lo es igualmente porque sin las funciones todas las demás entidades, desde la perspectiva adoptada, no pueden existir.

Por supuesto, se puede argumentar que esto no es clasificación; pero, atendiendo a las definiciones genéricas proporcionadas al comienzo, creemos que en cualquiera de los tres casos estamos proporcionando un orden, de acuerdo con determinadas cualidades, a los documentos. Nuestra noción de la clasificación no pasa por poner unas cosas dentro de otras, sino más bien por establecer relaciones de carácter múltiple entre esas cosas, modelo que parece tener más sentido en sistemas electrónicos contemporáneos, y que se puede exportar con facilidad al mundo de los documentos analógicos.

sábado, 2 de noviembre de 2013

VII Jornadas de la Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians

Entre el 23 y el 25 de octubre se celebraron en Valencia, bajo el lema Documentación digital y memoria histórica: ¿cazando fantasmas?, las VII Jornadas de la Associació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians. Ya desde este lema se aprecia la voluntad de vincular dos temas aparentemente distantes, aunque ambos muy cercanos al entorno del archivero. Si nos fijamos atentamente en su título, las Jornadas no están orientadas a establecer una aproximación entre lo viejo y lo nuevo. No existe percepción más errónea. Antes al contrario, de lo que se trata es de comprender dos de las funciones básicas de la ciencia de los archivos, la preservación para el acceso y el recuerdo, en un paisaje plenamente cambiante.

Fruto de esta perspectiva fue un programa académico sólidamente estructurado, que recoge algunos de los temas que, hoy en día, corren en boca de todos los profesionales. Así, la conferencia inaugural, a cargo de la Dra. Luciana Duranti, y con el título “La memoria histórica documental en la nube: ¿un oxímoron o el futuro inevitable?”, ya constituye por sí misma un reto y un indicio de la orientación que adoptan las Jornadas. Siguió, en la misma sesión, la conferencia de Lluís-Esteve CasellasGestión de documentos versus memoria histórica: archiveros de trinchera bajo fuego cruzado”, un fuego cruzado que en nuestro país nunca ha existido. Se trata de un fenómeno reciente que Casellas analizará en su intervención.

El segundo día de las Jornadas estuvo ocupado por dos bloques temáticos: Documentos electrónicos y e-administración, por una parte; y, por la otra, Preservación y conservación de documentos electrónicos. Son dos los asuntos que en la actualidad más preocupan a los profesionales de la archivística, y quedan cubiertos por un amplio conjunto de conferencias. En lo que se refiere al primero de ellos, Montaña Merchán Arribas tituló su ponencia “Situación actual de la Administración Electrónica”; y Mar Ibáñez Martí y José Antonio Amador García habló acerca de “El caso de la Comunitat Valenciana”. Víctor Almonacid Lamelas y Rosa García Hernández plantearon por su parte la siguiente cuestión: “Seis años después de la LAECSP: ¿qué administración electrónica tenemos? Un diagnóstico-diálogo crítico-constructivo en el ámbito local y autonómico”. El bloque finalizó con una mesa redonda coordinada por Lorenzo Pérez Sarrión y Juan Pablo Peñarrubia Carrión.

En lo que se refiere al segundo bloque, se presentaron dos experiencias: Eugenio López de Quintana Sáez disertó acerca de “Atresmedia: la memoria audiovisual al servicio de la producción de contenidos”, y Lola Alfonso Noguerón y Victoria Piñeiro Valls lo hicieron acerca del “Centro de Documentación de RTVV. Contenidos y descripciones: preservar hasta el infinito. ¿Por qué? ¿Qué? ¿Cómo?”. Además se leyeron varias comunicaciones libres: “El archivo de Gandía TV: clasificación, tratamiento y difusión”, a cargo de Juan Ángel Gómez Aguinaga, Bernat Martí Pellicer, Borja Fuster Fuster y Jesús Alonso i López; “Experiencia de puesta en valor de un archivo fotográfico institucional: el caso de la Fundación Vicente Ferrer”, a cargo de Juan Alonso Fernández; “ICARO, un centro de interpretación de archivos para conservar, gestionar y difundir los documentos del AHEB-BEHA”, a cargo de Anabella Barroso Arahuetes; “El Servicio Diocesano de Archivos Parroquiales y las fotodigitalizaciones de los fondos históricos de los Archivos Parroquiales de la Diócesis de Valencia", a cargo de Xavier Serra Estellés; y “Archivo de la Asociación de Prensa de Madrid. Proyecto de digitalización de expedientes de asociados”, a cargo de Juan Manuel Bernardo Nieto.

El último día de las Jornadas estuvo dedicado a un tercer bloque temático de extrema actualidad: El Archivo global: los archivos históricos del futuro. La sesión dió comienzo con la conferencia de Luis Hernández OliveraEl archivo ha muerto, larga vida al archivo: el futuro de los archivos históricos”. Siguió una mesa redonda bajo el postmoderno título “El futuro que los archivos preservan”, formada por Anaclet Pons Pons, Luis Hernández Olivera y Joan Soler Jiménez, y moderada por Alejandro Delgado Gómez. María José Carbonell Boria fue la responsable de sintetizar las aportaciones de las Jornadas, que finalizaron con la conferencia de clausura, a cargo del Dr. Antonio Rodríguez de las Heras, “Archivo, memoria y lugar”.

Como puede comprobarse, un evento bien concebido, bien estructurado y orientado hacia algunas de las preocupaciones de los archiveros que se enfrentan a un presente digital.

martes, 8 de octubre de 2013

Nuevos métodos para los procesos de adquisición

De conformidad con la base de datos de terminología del Proyecto InterPARES, el de adquisición es un término genérico que significa “una adición a los fondos de un depósito archivístico o centro de documentos”.

Se encuentra estrechamente relacionado con otros conceptos como el de ingreso, que se define como “una adquisición de documentos del productor que es adicional a los documentos del productor ya bajo la custodia del preservador”. Un proceso cuya vinculación con el concepto de ingreso inmediatamente viene a la mente es el de transferencia, definido por Pearce-Moses como “el proceso de mover documentos como parte de su disposición programada desde una oficina a un centro de documentos, o desde un centro de documentos a un archivo”. Existen no obstante otros procesos asociados, uno de los cuales podría ser la donación, que es un “material del que se transfiere la titularidad legal de una parte a otra sin compensación”. Menos habitual en un archivo, aunque no por ello inexistente, es el proceso de compra. Tan infrecuente se considera que Pearce-Moses no lo incluye en su diccionario, aunque InterPares sí hace una mención, de carácter marcadamente bibliotecario, no en su glosario, pero sí en el diccionario que recoge sobre todo las referencias de otras publicaciones. Así, una compra es “el proceso de obtener libros y otros ítems para una biblioteca, centro de documentación o archivo”.


En cualquier caso, la adquisición implica, en cualquiera de los procesos en que se concreta, una transmisión física o intelectual de la propiedad y la custodia. En entornos digitales, el de transmisión es un concepto interesante, que se define como “el movimiento de un documento en el espacio (de una persona u organización a otra, o de un sistema a otro), o en el tiempo”. El Proyecto de cuya base de datos extraemos esta definición considera que, por defecto, cada vez que un documento se transmite en el tiempo o en el espacio corre peligro. Sin embargo, ha devenido convención en las tradiciones legales de Occidente la afirmación de que trasladar, transmitir los documentos a un depósito digital seguro, del tipo, por ejemplo, de un OAIS, los convierte en mucho más fiables que si permanecen en el sistema en el que se produjeron. En términos generales, esta afirmación es cierta, puesto que los sistemas de producción son muy inestables e inseguros, pero, dado que una transmisión pone en riesgo los documentos, no puede pasar sin matizarse, algo que supera los límites del presente post. Por otra parte, hemos de ser realistas: en los actuales entornos distribuidos todo se transmite en algún momento del tiempo y del espacio, quedando comprometido por tanto su carácter de fidedigno. Incluso un OAIS tendrá que migrar o convertir sus contenidos, y los paquetes que genera para enviar a un consumidor se transmiten, bien es cierto que bajo rigurosas condiciones de confianza.

Por contraste, MoReq2010 propone arquitecturas emergentes en las que los controles y procesos archivísticos se encuentran insertos en los sistemas de producción; incluso arquitecturas de conformidad con las cuales los sistemas de producción son simultáneamente sistemas de conservación. Su carácter emergente habla a favor de la debilidad de estas arquitecturas, pero no a favor de su inutilidad. Es probable que vayan adquiriendo fortaleza hasta que se conviertan en una realidad. Básicamente, si los documentos corren peligro cada vez que se transmiten, ¿por qué transmitirlos? ¿Por qué no dotarlos de las suficientes garantías de seguridad en el mismo entorno en el que se producen? Por ejemplo, si un documento nace en una oficina de recursos humanos, y en el propio sistema de recursos humanos ya se encuentran insertos de manera no intrusiva los adecuados controles y procesos archivísticos, la transferencia, la transmisión, de este documento a un sistema diferente, a un depósito de conservación, se vuelve innecesaria. Lo único que se precisa, para que el control por parte del archivero, tercera parte fiable, quede garantizado una vez que ese documento finaliza su vida activa es un cambio de estado sin salir del sistema. Digamos, un elemento de metadatos, un código que deje de indicar “bajo control del sistema de producción” para pasar a indicar “bajo control del sistema de conservación”. Este código, por supuesto, no sería de aplicación documento a documento, sino sobre fragmentos masivos de serie, tal y como viene sucediendo en entornos físicos.

Pero si esto se puede argumentar de manera concebible en sistemas organizativos, en los que la transferencia es el método común de adquisición, ¿qué sucede en el caso de que las transmisiones se produzcan entre diferentes sistemas, como sería el caso de las donaciones o las compras? En estas circunstancias sí es necesario que la transmisión siga teniendo lugar; pero no tiene por qué ser una transmisión arriesgada. Por parafrasear a Walter Benjamin, nos encontramos en la era de la reproductibilidad técnica del documento y, tanto para entornos digitales como físicos, la casuística del original, el borrador y la copia ha sido cuestionada hasta la saciedad, habiéndose llegado a la conclusión de que, en entornos digitales, hablar de originales y copias carece de sentido: todo es original o todo es copia, dependiendo de la perspectiva que se adopte. En consecuencia, no existe motivo por el que no se pueda aceptar “una copia”, una versión, como donación o por el que no se pueda comprar “una copia”, una licencia, para uso por parte del sistema de conservación. Yendo un paso más allá, en ambientes cada vez más distribuidos y donde todo está cada vez más a disposición de todos, puede que ni siquiera sea necesario el hecho de aceptar formalmente una copia de una donación o comprar la licencia para uso de un documento: éstos se encontrarán en la red y la web semántica se ocupará del resto. Europeana es un buen ejemplo.

Llegará, creemos, el momento, en el que los procesos de adquisición cambien hasta el extremo de que, bajo los adecuados permisos y restricciones de acceso, tales procesos consistan en dejar los documentos donde se encuentran y en almacenar en los sistemas de conservación elementos de metadatos y las reglas oportunas para abrir nuevas rutas de conocimiento, de encauzamiento hacia esos documentos, a los usuarios que los precisen. Son posibilidades que merece la pena explorar.

miércoles, 18 de septiembre de 2013

Dos interesantes fusiones

En otro lugar hemos indicado algunas de las propiedades de las tecnologías de la información y de las comunicaciones: son invisibles, son invasivas, son inestables, son dinámicas, son interactivas, son distribuidas, son reutilizables y son multipropósito. Estas propiedades no suelen ser del agrado de nuestra cultura. Sin embargo, como gestores de documentos, es de la comprensión de las circunstancias de ocurrencia de las mismas de donde podemos obtener la mayor fuente de fortaleza para gestionar la información que, bajo tales condiciones, se produce. A este asunto dedicaremos sucesivos posts. En el presente, el primero de los mismos, sólo tratamos un aspecto que nos parece crucial.

Tales propiedades han dado lugar a dos interesantes fusiones que parecen sugerir que ya nos estamos desenvolviendo en un entorno por completo digital. En primer lugar, como afirma Luciano Floridi, el procesador y lo procesado se convierten en una sola cosa, no existen diferencias físicas entre ellos, de tal modo que toda interacción es por defecto digital.

En segundo lugar, la representación y lo representado se funden, desapareciendo por tanto los límites que podrían discriminar lo físico de lo digital, deviniendo lo “ficticio” tan real como la realidad de la que es ficción. El mejor ejemplo, que hemos reiterado en diferentes lugares, es la serie “La condición humana”, de René Magritte.

Somos de la opinión de que el archivero contemporáneo, para gestionar estas dos fusiones, debe considerar el documento-como-acción más que el documento-como-objeto, tal y como las más innovadoras líneas de pensamiento y de trabajo ya están haciendo. Esto significa que ya no podemos describir como se describía antes, porque nunca disponemos de objetos terminados sobre los que ejecutar la descripción; ya no podemos valorar como antes, porque nuestras decisiones de valoración pueden tener consecuencias sobre otros sistemas remotos; ya no podemos clasificar como antes, porque las funciones y las actividades se encuentran más y más repartidas; ya no podemos conservar como antes, porque aquello que tratamos de conservar siempre se está moviendo en el tiempo y en el espacio. Lo que es más importante, esta nueva manera de pensar y de trabajar no es en absoluto mala ni negativa, sino enriquecedora, una nueva manera de pensar y de trabajar adecuada a su tiempo.

Desde luego, dadas las circunstancias de producción, comunicación y conservación de información, en el actual estado de la cuestión de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, es legítimo plantear cuestiones del estilo de ¿cuáles son las condiciones en las que llevarán a cabo su trabajo los archiveros y los gestores de documentos de aquí a no mucho tiempo? ¿Tendremos algo siquiera parecido a documentos para gestionar y conservar? Si lo tuviéramos, ¿por qué tendríamos que gestionarlo y conservarlo? Somos de la opinión de que estas y otras preguntas tienen respuesta satisfactoria, y a proporcionar algunas de estas respuestas nos aplicaremos en los próximos posts de esta serie.

jueves, 30 de mayo de 2013

Toda una vida III

Aunque Chris Hurley ha dedicado muchos menos escritos al concepto de responsabilidad que al de descripción, éstos resultan igual de contundentes y lúcidos, ya sea los que analizan casos de estudio como Heiner, ya los que exploran la potencial presión sobre los archiveros. Quizá el texto donde con mayor profundidad se aplica a la dilucidación del concepto de responsabilidad sea “Gestión de documentos y responsabilidad”, capítulo del volumen de mayor alcance Archivos: gestión de registros y responsabilidad. De manera básica, Hurley argumenta que los archiveros tienen responsabilidades propias y ajenas a otros profesionales, como los políticos o los periodistas.

El texto que tomamos como base tiene numerosas facetas, enfocándonos nosotros sólo sobre una de ellas. Hurley comienza utilizando declaraciones periodísticas; en segundo lugar, explora nuevamente la “teoría del amo y el esclavo”; a continuación, refina la teoría de la responsabilidad de Albert Meijer y se adentra en un caso de estudio. Por último, propone una taxonomía de figuras de la responsabilidad. La faceta sobre la que nos concentramos es precisamente esta taxonomía, que responde a la pregunta: los gestores de documentos tienen un papel que jugar con respecto a la responsabilidad, pero ¿cuál es ese papel? Debe tenerse en cuenta que, para el autor, no es deseable ni posible que una sola figura ejecute todos los roles identificados, que son:

Ordenante: el gestor de documentos actúa en un rol cuasi-legislativo. Existe la obligación de promulgar edictos o instrucciones vinculantes, que pueden tomar la forma de regulaciones o requisitos procedimentales.

Preceptor: el gestor de documentos actúa como un autor de normas. El ordenante interviene para cambiar las cosas, mientras que el preceptor dice lo que tiene que hacerse para que las cosas cambien.

Mentor: el gestor de documentos es una fuente de consejo, educación, instrucción o recomendaciones. El receptor de la atención del mentor puede tomarla o dejarla.

Facilitador: el gestor de documentos interviene para ayudar como co-participante en la implantación de los requisitos, el consejo o las recomendaciones, tanto si recibidas del gestor de documentos como si no.

Proveedor: el gestor de documentos proporciona servicios profesionales, probablemente por unos honorarios, y, si resulta adecuado, asegura que estos servicios satisfacen cualesquier obligaciones que el cliente tenga bajo estatuto, norma o instrucción, y cualesquier objetivos auto-impuestos que el cliente tenga.

Capacitador: el gestor de documentos no asume el rol de proporcionar servicios, sino, en lugar de ello, las herramientas o la infraestructura que sean deseables o necesarias para satisfacer las obligaciones o necesidades de la gestión de documentos.

Supervisor: la supervisión implica establecer un sistema de informe mediante el que se devuelva información concerniente a la ejecución de la gestión de documentos, usualmente dentro de un gobierno, una jurisdicción o una corporación.

Vigilante: un vigilante entra en acción cuando se detecta un hacer equivocado o una separación de las normas/procedimientos. El rol del vigilante puede abarcar desde el procesamiento, mediante el informe de conductas desviadas públicamente o ante una tercera parte, hasta la promulgación de una instrucción para actuar, renunciar a o variar la actividad de la que se considera que se desvía de los requisitos.

Ejecutante: un ejecutante es un vigilante con dientes. La ejecución implica obligación –el poder de dirigir las acciones de otros, o detectar su transgresión, y alterar su conducta mediante castigo o sanción.

Auditor: un auditor evalúa el funcionamiento mediante una serie predeterminada de normas o cotas e informa de los resultados. Uno suspende o aprueba una auditoría. No debería haber lugar para la discusión, aunque puede que haya negociación respecto a la percepción de los auditores del hecho y su evaluación de circunstancias atenuantes.

Hurley engloba estos roles en dos bloques: roles y funciones de servicio, que implican actuar como preceptor, mentor, facilitador, proveedor o capacitador; y roles y funciones reguladoras, que incluyen actuar como supervisor, vigilante, ordenante o ejecutante. El gestor de documentos puede actuar en cualquiera de los dos bloques, pero, como hemos adelantado, si estos roles no se separan, se considerará que los gestores de documentos, en lugar de funcionar sistemática y plausiblemente como agentes de responsabilidad, funcionan ineficaz y oportunistamente, y de hecho puede ser así. Deben ser las organizaciones y los gobiernos quienes determinen claramente qué roles y quién los ejecuta.

Hurley plantea aún una segunda cuestión, la relativa a que los gestores de documentos, en la actualidad, posean las competencias adecuadas para actuar, en uno u otro rol, como agentes de responsabilidad. La respuesta a esta cuestión viene dada si se responde adecuadamente a otras tres cuestiones derivadas: ¿mediante qué norma o cota se mide la conducta de un archivero, o de cualquier gestor de documentos que actúa en el rol de agente de responsabilidad?; ¿quién supervisa esa conducta?; y ¿cómo se les puede hacer cumplir con el requisito de que actúen responsablemente en cuanto agentes de responsabilidad?

En primer lugar, para el autor, los gestores de documentos tienen que funcionar de acuerdo con una serie de principios y normas lo suficientemente explícitos como para proporcionar la base sobre la que puedan, si es necesario, rechazar la posibilidad de conformarse a las presiones políticas, organizativas, sociales y administrativas a las que están sujetos. De igual modo, el gestor de documentos debe tener algún grado de independencia o autonomía, haciendo posible que responda a una lealtad o responsabilidad al margen de la cadena de mando burocrático. Para Hurley, los avances en este sentido han sido muchos. Añadimos nosotros, incluso en nuestra tradición, la figura del gestor de documentos ha recuperado terreno a partir de su inclusión en el marco de la administración electrónica. Por supuesto, aún falta mucho camino por recorrer en esta línea, aunque parece que se está siguiendo la senda correcta.

Pero Hurley no se limita a pedir a agentes externos que asignen responsabilidades a los gestores de documentos, sino que pide responsabilidades a los propios gestores de documentos que reclaman el tener responsabilidad. Esto implica que nuestras decisiones sean cuestionadas si dejamos de hacer lo que decimos que haremos; decir lo que haremos para asegurar resultados que sean razonables y justos para todas las partes; establecer esos resultados por adelantado; ser capaces de verificar si logramos o no esos resultados; hacer a todos los gestores de documentos responsables de ellos; y establecerlos en términos que, en la medida de lo posible, no puedan ser malinterpretados ni mal argumentados.

Una teoría muy elaborada que nos coloca profesionalmente en un punto de mira muy diferente, y que plantea tantos retos como oportunidades. Desde el interior de la profesión existe cada vez una mayor conciencia acerca de la necesidad de abordar estos retos y oportunidades. Desde el exterior, la profesión es mejor conocida y valorada en el mismo sentido. ¿Volveremos los archiveros a sentarnos, en afortunada expresión, a la derecha de los faraones?

viernes, 28 de diciembre de 2012

Toda una vida II

La teoría acerca de la descripción archivística desarrollada por Chris Hurley se ha basado en la discusión de algunos de los conceptos clave asociados a la misma, y de manera especial, los de procedencia, función y relación.

En lo que se refiere a la procedencia, Hurley comenzó criticando la práctica tradicional de asignación de la procedencia estableciendo una identidad entre un fondo (u otra agregación de documentos) y un solo creador. Antes al contrario, el establecimiento de la procedencia no es un proceso de identidad, dado que las agrupaciones de los documentos y los creadores no son co-extensivos, sino un proceso de asignación de relaciones en contexto. Rechazado el proceso de identidad, Hurley articula las relaciones también como entidades por derecho propio; es decir, establecer la procedencia es manifestar la o las entidades relación que existen entre una o varias entidades documento y una o varias entidades agente. Por otra parte, la relación de creación no es suficiente para explicar la procedencia: en los sistemas de gestión de documentos existen otro tipo de relaciones entre agentes y agregaciones de documentos, que contribuyen a delinear la procedencia de mejor manera, por ejemplo, la relación de control: puede que en mi archivo exista, y de hecho así es, una o varias agregaciones de documentos procedentes de cuerpos extintos, que la organización a la que pertenece el archivo no ha creado, pero que controla. De acuerdo con Hurley, la finalidad de expresar la procedencia no es prioritariamente la de proporcionar un punto de acceso para recuperar documentos, tal y como viene entendiéndose en la práctica descriptiva tradicional, sino garantizar el carácter de evidencia de los documentos de archivo. Además, los agentes de procedencia no son unidimensionales Por utilizar el ejemplo de Hurley, no es posible separar la entidad “Arthur Wellesley” de la entidad “Duque de Wellington” o de la entidad “Primer Ministro del Reino Unido en 1829”. Esta es la aproximación adoptada por la práctica descriptiva tradicional, pero, llevada a sus últimas consecuencias, significaría que la personalidad de Arthur Wellesley no jugó ningún rol en la política ministerial británica en 1829. En términos de Hurley: “Sobre este argumento, los documentos son los del Primer Ministro, del que sucedió que era Arthur Wellesley, pero fácilmente pudiera haber sido también Bugs Bunny”.


Fundamental en la aproximación de Hurley a la procedencia es la noción de que los documentos no son generados por un único creador: existen múltiples capas intermedias de creación, lo cual le permite discriminar dos capas que posteriormente utilizará de manera profusa: por una parte, la procedencia, y, por otra, el ambiente que enmarca esa procedencia o a los creadores. Sin esta capa ambiente es muy difícil entender los posteriores desarrollos de la teoría descriptiva de Hurley. La procedencia múltiple, habitual en el entorno de la teoría australiana, no significa, para Hurley, procedencia múltiple sucesiva, de acuerdo con la cual una serie, por ejemplo, sería generada por múltiples agentes, uno detrás del otro, pero por un solo agente en un punto dado del tiempo. Hurley admite la posibilidad de la procedencia múltiple simultánea. Un buen sistema de gestión de documentos debiera permitir que las otras partes pusieran en discusión y contestaran el punto de vista del archivo.

En la primera aproximación de Hurley a la procedencia, su intención era proponer un modelo que permitiera poner en relación “una multitud de entidades contextuales con una multitud de entidades de gestión de documentos en una multitud de maneras”. El autor ha seguido profundizando en su noción de procedencia múltiple simultánea. Esta, en la primera aproximación, tenía lugar dentro de un solo ambiente o contenedor de entidades de procedencia. Posteriormente, éste admite la posibilidad de la procedencia paralela, es decir de la procedencia múltiple en dos ambientes diferentes.

Otro de los conceptos que han llamado la atención de Chris Hurley es el de función, problematizado por primera vez en 1993, en un peculiar texto del que se podría pensar que es una humorada, de no ser por su potencial para introducir la duda en el discurso archivístico convencional. En esta primera aproximación, y utilizando el lenguaje de las ciencias naturales para relativizar cualquier tipo de interpretación “absolutista” del concepto, Hurley discute la convencional noción de función como simple término de indización o punto de acceso, para desplazarse a una noción de función como agente de creación. De acuerdo con Hurley, las funciones ocupan posiciones relativas, contingentes con respecto al contexto, dentro de una taxonomía, y su significado cambia en el curso del tiempo. En esta primera aproximación, Hurley muestra que las funciones pueden servir como vehículo para relacionar contexto, procedencia y documentos, y que el análisis funcional estructurado cumple de mejor manera que el texto descriptivo de la procedencia la finalidad de recuperar información relevante para un usuario final: “Es una experiencia liberadora para cualquiera que se haya debatido con estos problemas substituir el texto descriptivo por el análisis funcional. Lo primero que uno nota es esto: que los documentos se alinean de manera mucho más fácil y simple bajo las funciones que bajo la procedencia o el asunto”.

Algún tiempo después, Hurley abordaría el desarrollo del concepto de función ambiente en un célebre artículo publicado en 1995. Merece la pena explorar el artículo con algún detalle, por sus repercusiones posteriores en la evolución de la teoría archivística. De acuerdo con el autor, los documentos son dependientes de su tiempo, están bloqueados por el mismo, lo que permite que la evidencia que comportan no pueda desbloquearse: la evidencia también está bloqueada por el tiempo. Los metadatos contextuales permiten este bloqueo, documentando las circunstancias que circundaron la creación del documento, que son contemporáneas del documento, pero históricas con respecto al posterior usuario de ese documento como evidencia. Es decir, según Hurley, los metadatos no cambian, pero sí nuestra interpretación o comprensión de los mismos. Esto sucede porque el entorno externo varía, y los metadatos contextuales también pueden validar esas fluctuaciones en el entorno externo.

La interpretación del documento depende no sólo de los metadatos contextuales, sino también de nuestra base de conocimiento, que nos permite disponer de mecanismos para aportar un cierto significado al documento. Es decir, la comprensión del documento deriva tanto de sus metadatos como de nuestro conocimiento, que es histórico y externo al documento. El contexto del documento, pues, se compone tanto de los metadatos contextuales como de esta base de conocimiento. Esta combinación, y el hecho de que los metadatos estén vinculados tanto al momento de creación del documento como a posteriores interpretaciones históricas, hace necesario, para que los documentos sigan siendo actuales, un mecanismo de validación externa de los metadatos.

Hurley identifica dos mecanismos de validación de la identidad del documento: la definición o control terminológico, que controla el significado o uso de datos descriptivos; y la observación o control contextual, que documenta la identidad mediante la asignación de relaciones. Hurley no considera oportuno, a efectos de validación de documentos de archivo, el primer mecanismo, puesto que es jerárquico y multi-nivel, de acuerdo con criterios establecidos a priori, y sus conexiones son necesarias y lógicas. Las conexiones, en el caso del control contextual, no son apriorísticas ni lógicas, sino contingentes con respecto a la situación en que se generan y usan los documentos: las cosas son así, pero igualmente podrían haber sido de otra manera, o pueden dejar de ser así para ser de otra manera, matiz del que carecen, por ejemplo, los documentos de una biblioteca. El control terminológico, pues, es independiente del tiempo, mientras que el control contextual está bloqueado por el mismo.

Puesto que el control contextual, que tradicionalmente se ha definido como la procedencia, es contingente, debería existir un mecanismo adicional de validación de ese control contextual, al que Hurley llama ambiente. Significativamente, puesto que la asignación del contexto depende de las circunstancias, el autor no cree que la normalización deba consistir en un conjunto de reglas para que todos hagan las cosas de la misma manera, sino más bien en un modelo de validación externa del contexto: “La base de la normalización, como dije entonces, era llegar a un acuerdo acerca de un modelo de validación externa del contexto (de arriba hacia abajo), no unificar la manera en que individualmente describíamos cosas (de abajo hacia arriba)”. Es en este sentido en el que “el ambiente es el contexto de la procedencia”. El ambiente es necesario porque la descripción no es producto de la lógica, sino de la observación, y ésta cambia dependiendo del punto de vista del observador, de quien describe.

Las funciones pueden proporcionar ese ambiente, ese elemento unificador o contenedor que sirva como validación externa. De hecho, “las funciones nos dicen mucho de lo que necesitamos saber para identificar y comprender la actividad de gestión de documentos”. En la argumentación de Hurley, de manera precisa, las funciones también son contingentes, están sujetas a perspectiva, y la función que una vez en un entorno es ambiente puede otra vez ser función de negocio en otro entorno; con todo, las funciones ambiente son aquello que nos permite validar el contexto o la procedencia en referencia a un entorno externo. Las funciones ambiente son el elemento unificador de la procedencia funcional y estructural, pero están ellas mismas sujetas a la contingencia del control contextual, de tal manera que desarrollar, por ejemplo, un tesauro a priori de funciones y actividades, las privaría de su carácter validador.

El tercer concepto al que Hurley ha prestado atención es el concepto, fundamental para la archivística, de relación, al que dedicó varios artículos, entre 2001 y 2004, refundidos para su difusión en Internet.

De acuerdo con la concepción de Hurley, las relaciones son entidades de al menos dos tipos, a saber, de propiedad o de sucesión, aunque un análisis de las mismas a partir de sus propias relaciones con otras entidades, como los agentes, los documentos y las actividades de gestión de documentos, reduciría la segunda a meramente una instancia de la primera (naturalmente, cabe concebir un análisis a la inversa). Las relaciones de propiedad, por lo demás, no se limitan a la creación de documentos, sino también, por ejemplo, al control o a la creación por adición. Esto es evidente en los sistemas automatizados de gestión de documentos que definen privilegios de usuarios. Estos privilegios, dependiendo del agente y del tipo de relación de propiedad, pueden ser además, en términos de Hurley, absolutos o conferidos, lo cual establece una diferencia entre procesos de gestión y procesos de gestión de documentos. Para Hurley, esto es relevante en el momento de definir la secuenciación o el orden original de los documentos, la relación que éstos mantienen entre sí, porque el orden original es en realidad resultado de los procesos de gestión, no de los procesos de gestión de documentos, tal y como concibe la archivística tradicional; es decir, lo que tiene un orden son los actos, no los documentos. Por lo demás, a partir del ejemplo profusamente mencionado del sistema de registro del siglo diecinueve, se deduce que la secuenciación es una actividad lógica más que física, y que más de una secuencia es posible simultáneamente.

Hurley vuelve a plantear en su análisis de las relaciones la necesidad de identificar las entidades que deben ponerse en relación, que son las del modelo del continuo de Frank Upward; así como la finalidad de la definición de relaciones, que no es en primer lugar la recuperación mediante puntos de acceso, sino la garantía del carácter de evidencia del documento mediante procesos de gestión de documentos. Por tanto, una vez más, las taxonomías lógicas no son el mejor instrumento para asignar relaciones, sino el control contextual.

De igual modo, el autor dedica una amplia sección al problema de la definición de series en un entorno electrónico, a efectos de descripción de las mismas. En realidad, la conclusión a la que llega es válida para cualquier nivel de agregación de documentos: simplemente, no sabemos si los sistemas automatizados de gestión de documentos están generando series, y nuestro énfasis debería ponerse sobre la documentación de los propios sistemas, más que de los objetos que generan. En cualquier caso, un mayor grado de análisis es necesario, aunque Hurley da por sentado que esta ambigüedad radical de los sistemas automatizados conlleva dos conjuntos de problemas nuevos para el archivero: una mayor complejidad en la articulación de la procedencia y una incidencia mucho más alta de documentos que pertenecen a más de una serie. Las series, de acuerdo con Hurley, deben permanecer en el ciberespacio: “Las series (entendidas como secuencias significativas en las que los documentos se ordenan o vinculan para substanciar su significado de evidencia) deben existir, incluso en el ciberespacio –no simplemente porque sean eficaces o útiles, sino porque son significativas”. Lo que debe cambiar es el modo de percibir la secuenciación. Incluso en el mundo físico la secuencia es resultado de procesos de negocio, no de procesos archivísticos, de modo que lo que nos debe preocupar, en el entorno físico como en el virtual, es el orden en el que se suceden las acciones, y documentar aquéllas que tengan valor de evidencia, así como sus relaciones, en una o varias secuencias.

Con el fin de sugerir un modelo adecuado de sistema de gestión de metadatos, Hurley produce el borrador de lo que irónicamente llama HERO (Hurley’s Enduring Recordkeeping Object), en cierto modo basado en el MEO de David Bearman, y también con la finalidad de encapsular metadatos de entidades, junto con estas entidades, en un solo objeto, si bien analizado en términos de sub-tipos y super-tipos. Hurley, sin embargo, se encarga de mantener las distancias con las prácticas descriptivas del ICA, al aseverar que “cada HERO simplemente proporciona una vista, una entre muchas, tanto en como a lo largo del tiempo. Satisface mi requisito primario para tales vistas –que sea una vista contingente (no lógica) de la materia”.


Por último, Hurley sugiere, en estrecha conexión con su noción de procedencia paralela y con las posibilidades de representar múltiples puntos de vista y significados, un GEMMS (General-purpose Extensible Metadata Management Schema), cuya articulación queda pendiente.

lunes, 17 de diciembre de 2012

Toda una vida

Recientemente, el veterano archivero australiano Chris Hurley ha lanzado su propio sitio web (Descriptionguy.com), en el que presenta una compilación de todos sus escritos. Esta Opera Omnia en línea y permanentemente accesible constituye un punto de referencia imprescindible para la archivística contemporánea, en la medida en la que recoge la investigación del que probablemente es el autor más lúcido, crítico, ácido, críptico e innovador de nuestra ciencia, en los últimos treinta años, y en dos aspectos fundamentales: la descripción archivística y el buen gobierno. Pocos autores han sido capaces, en este sentido, de dar una y otra vez otra vuelta de tuerca a su objeto de investigación, cuestionando, no sólo los conceptos convencionales de la disciplina, sino también sus propios conceptos, que ha exprimido hasta la saciedad. En el último congreso del Consejo Internacional de Archivos, Chris volvió a utilizar su metodología crítica en un seminario, también publicado sobre su web, acerca de algunas de las cosas que los archiveros hacen. Nos parece que existen dos buenos motivos – la presentación del seminario y el lanzamiento del sitio web – para rendir tributo a un autor inagotable. Lo haremos en tres posts sucesivos: el primero de ellos comentará las opiniones vertidas en el seminario de Brisbane; el segundo revisará la teoría descriptiva de Hurley; y el tercero su teoría acerca de la responsabilidad y el buen gobierno. Cuando hablamos de Chris, hablamos de conceptos que no dejan indiferente a nadie.

El seminario de Brisbane tuvo lugar en el marco del Congreso del Consejo Internacional de Archivos, y forma parte de un encuentro pre-Congreso organizado por Barbara Reed. Su título: Some things archivists do… Description & Arrangement (Algunas cosas que los archiveros hacen… Descripción y organización). Puesto que en el presente post sólo podemos llevar a cabo una breve presentación del mismo, puede encontrarse el texto completo en Some things archivists do.
El seminario estuvo dividido en los siguientes seis paneles:
  • Panel Uno: ¿Un nuevo modelo conceptual?
  • Panel Dos: Un desplazamiento en el paradigma descriptivo
  • Panel Tres: El trabajo del ICA-CBPS acerca de relaciones
  • Panel Cuatro: Dándole una nueva cara
  • Panel Cinco: ¿Qué hay acerca de los metadatos?
  • Panel Seis: Noticias desde Finlandia y Francia
El autor comienza su seminario con un recordatorio acerca de los pasados desencuentros entre las normas descriptivas promulgadas por el Consejo Internacional de Archivos y la práctica descriptiva en uso en Australia, desencuentros que durante años se trató de reducir, sin resultados positivos. No duda Chris Hurley en afirmar que uno de los motivos de estos desencuentros quizá fuera su propio carácter poco diplomático. De hecho, no fue hasta la incorporación de Adrian Cunningham a las reuniones cuando comenzaron a establecerse aproximaciones que, por lo demás, resultaban obvias. Chris Hurley pretendía:
  • Establecer un marco común que acomodara tanto la descripción basada en fondos como la descripción basada en series.
  • Establecer un marco conceptual “del que emanaran las normas” no a la inversa.
  • Establecer un mayor énfasis sobre las relaciones, sobre la articulación del contexto como parte fundamental de la descripción.
Curiosamente, el Consejo Internacional de Archivos, en el documento publicado en Brisbane, ha aceptado estas tres pretensiones, quizá con amargura para el autor, puesto que éste ya no participa en las reuniones desde hace años.

A pesar de la nueva orientación que el ICA parece haber adoptado, la debilidad con la que trata las relaciones y la ambigüedad de su modelo conceptual hacen que Chris Hurley se plantee si se trata de una auténtica re-orientación o de un lavado de cara. La segunda opción parece más probable. Para el autor, los archiveros no observan los procesos de gestión de documentos, forman parte de ellos; un punto de vista según él contrario al adoptado por el ICA, cuyo modelo descriptivo, particularmente en entornos electrónicos, considera muerto, en la medida en que la descripción, tal y como planteada por el ICA, “observa” pero no “forma parte de”.

En definitiva, de lo que está hablando Chris es de un potencial enfrentamiento entre una visión post-hoc, tal como la adoptada por el ICA, o una visión pre-hoc de los procesos de gestión de documentos. De igual modo, de lo que habla es de la integración de sistemas de gestión y de sistemas de gestión de documentos, mediante herramientas como la normalización, las taxonomías, las relaciones, las estructuras, el análisis, los metadatos… Como ejemplo, la conferencia de Richard Lehane “Access to online archival catalogues via web APIs”). Como hace notar Chris, estamos comenzando, pero ése es el camino correcto.

Tal y como indicamos, el seminario dictado por el autor australiano es mucho más denso y merece la pena su lectura completa. Esperamos haber dado pistas suficientes como para mover al lector hacia tan fascinante texto.

En posts posteriores nos adentraremos en algunas de las propuestas más provocadoras de Chris Hurley, en lo que concierne a la descripción archivística.